Organiser un atelier de théâtre sans rien oublier

Un atelier de théâtre demande plus qu’une salle et quelques exercices. Il faut confirmer l’intervenant, cadrer les objectifs, gérer les inscriptions et préparer l’espace de jeu avant l’arrivée du groupe. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, de la réservation de la salle à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les textes, le matériel d’atelier, la musique, les boissons et le service traiteur, souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l'atelier
Réserver la salle
Élaborer le programme
Définir les objectifs de l'atelier
Confirmer l'intervenant
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
Sélectionner les exercices
Imprimer les textes et les scènes
Préparer la musique
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dégager la zone de jeu
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Prévoir la table d’accueil

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
Présenter le programme
Animer les exercices d'échauffement
2 personnes
Animer les exercices d'improvisation
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Préparer les scènes
2 personnes
Répéter les scènes
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Prendre des photos
Encadrer l’exercice de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Fermer la salle
Vérifier le matériel
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 28
Tables pliantesqté 6
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 8

Matériel d'atelier

Dossiers de scriptqté 24
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Crayonsqté 24
Gommesqté 12
Marqueursqté 12
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Post-itqté 6
Ruban de masquageqté 4
Bac à accessoires
Miroirs à mainqté 6
Badges nominatifsqté 30
Dossiers pour les scriptsqté 24

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Verresqté 36
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 30
Louchesqté 6

Catering

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2
Courses

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandesqté 4
Vasesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelle
Épongesqté 6
Poubellesqté 4

Conseils

Bloque la date et la salle au moins 6 à 8 semaines avant l’atelier. Vérifie dès cette étape que l’espace permet de dégager une vraie zone de jeu, avec les chaises et les tables repoussées si nécessaire.
Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’atelier. Tu auras ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, préparer les badges et traiter les besoins alimentaires.
Prépare les textes, les scènes et les dossiers de script au moins 3 jours à l’avance. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour éviter de manquer de supports lorsqu’une inscription se confirme tardivement.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte la veille. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables : ces petits éléments bloquent souvent l’installation au dernier moment.
Le jour J, arrive 60 à 90 minutes avant le début. Aère la salle, installe l’accueil, les chaises et les tables, puis dégager la zone de jeu avant de sortir les accessoires, les marqueurs et les feuilles de paperboard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un atelier de théâtre ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve la salle, confirme l’intervenant et définis les objectifs pendant les deux premières semaines, puis lance les invitations.
Quand clôturer les inscriptions à un atelier de théâtre ?: Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’atelier. Ce délai permet de confirmer l’effectif, recueillir les informations alimentaires et préparer les badges ainsi que la liste imprimée.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Il faut aérer la salle, installer les tables et les chaises, tester le matériel audiovisuel et libérer la zone de jeu.
Que préparer la veille d’un atelier de théâtre ?: La veille, vérifie les exercices, les textes, la musique, le matériel d’écriture et la liste des courses. Refroidis les boissons et prépare le service traiteur pour ne pas gérer ces tâches pendant l’accueil.

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