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Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung braucht mehr als eine letzte Probe und schöne Kostüme. Termine, Proberaum, Musikrechte, Tänzerkontakte und technische Anforderungen müssen früh feststehen, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Plane außerdem Umkleiden, Publikumsbetreuung, Programmhefte und Catering nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Bereitlegen der Kostüme und dem abschließenden Einkauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Vorstellungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Proberaum reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Tänzerliste festhalten

    2 Personen

  • Kontaktdaten der Tänzer überprüfen

  • Kleidung und Kostüme inventarisieren

    3 Personen

  • Kostüme anpassen

    3 Personen

  • Technische Anforderungen festhalten

    2 Personen

  • Technische Geräte reservieren

  • Catering reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Publikumsbetreuung planen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Letzte Probe durchführen

    12 Personen

  • Musikreihenfolge prüfen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    4 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    3 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    3 Personen

  • Lichtmodi testen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    3 Personen

  • Kostüme sortieren

    4 Personen

  • Make-up-Bereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

Event

  • Tänzer empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit der Tänzer registrieren

    2 Personen

  • Letzte Bühnenkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Karten und Programme prüfen

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Besucher zu den Sitzplätzen begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung eröffnen

  • Musik und Licht bedienen

    2 Personen

  • Tänzer beim Umziehen begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pause ankündigen

  • Publikum in der Pause begleiten

    3 Personen

  • Umkleidekabinen ordentlich halten

    2 Personen

  • Vorstellung fortsetzen

    2 Personen

  • Applausmoment begleiten

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

  • Informellen Austausch moderieren

    3 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tänzer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Publikumsbereich reinigen

    3 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Gemietete Geräte zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme waschen und verstauen

    3 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 150
  • KlappischeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • UmkleidebänkeAnz. 8
  • KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

  • GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • LöffelAnz. 120
  • ZangenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 4

Tanzmaterial

  • TanzmattenAnz. 6
  • SpiegelAnz. 4
  • Dehn- und StretchmaterialAnz. 6
  • HandtücherAnz. 30
  • WasserflaschenAnz. 30

Kleidung

  • KleiderständerAnz. 6
  • KleiderhüllenAnz. 40
  • NähsetsAnz. 3
  • SicherheitsnadelnAnz. 100
  • KleiderdampferAnz. 2
  • Make-up-SpiegelAnz. 6
  • Make-up-PinselAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort und Vorstellungszeiten zuerst. Reserviere den Proberaum so früh, dass mindestens eine letzte vollständige Probe vor dem Auftritt möglich ist.
  • Sammle Musikdateien und prüfe die Musikrechte mehrere Wochen vor der Vorstellung. Eine fertige Musikreihenfolge sollte spätestens bei der letzten Probe vorliegen.
  • Überprüfe die Kontaktdaten aller Tänzer und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer Liste. So erreichst du kurzfristig alle Beteiligten und kannst das Catering passend planen.
  • Plane Kostüme und Technik getrennt, aber mit einem gemeinsamen Prüftermin. Kontrolliere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Audiokabel, Verlängerungskabel und Bühnenstrahler vor dem Veranstaltungstag.
  • Teile Freiwillige nach konkreten Aufgaben ein: Einlass, Garderobe, Publikumsbetreuung, Catering und Bühnenwechsel. Drucke Drehbuch und Programmhefte rechtzeitig und lege Kostüme vor Beginn nach Auftrittsreihenfolge bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Vorstellungszeiten und Proberaum. Einladungen, Musikrechte, Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Vorstellung geklärt sein.
Was muss eine Tanzvorstellung kurz vor dem Auftritt enthalten?
Führe eine letzte vollständige Probe durch und prüfe dabei Musikreihenfolge, Kostümwechsel und technische Abläufe. Lege Kostüme, Drehbuch, Programmhefte und Ersatzbatterien am Vortag bereit.
Wie viele Helfer braucht man für eine Tanzvorstellung?
Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für die Garderobe und 1 für die Publikumsbetreuung ein. Bei mehreren Auftritten oder einem Cateringbereich kommen pro zusätzlichem Bereich meist 1 bis 2 weitere Helfer hinzu.
Wann sollte man Einladungen für eine Tanzvorstellung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Vorstellung, damit Plätze, Programmhefte und Catering rechtzeitig geplant werden können.

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