Tanzgala organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzgala braucht mehr als Musik und festliche Kleidung. Du planst gleichzeitig Sitzplätze, Tanzfläche, Catering, Technik, Beleuchtung und einen klaren Zeitplan. Beginne mit Datum, Gästeliste und Location und schließe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche frühzeitig ab. In den letzten Tagen geht es vor allem um Einkäufe, Kühlung, Dekoration und die Einsatzbereitschaft von Tonanlage und Licht. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau und Empfang statt für spontane Besorgungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Musik- und Tanzprogramm auswählen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Zeiten veröffentlichen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Tonanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
Dekoration und Thema festlegen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Tischnummern erstellen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Catering-Einkäufe erledigen
3 Personen
Getränke und gekühlte Produkte kaufen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
Salate und kalte Platten zubereiten
4 Personen
Desserts portionieren
3 Personen
Dressings und Soßen zubereiten
2 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Boden und Eingang reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Tanzfläche absperren
2 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Empfangstresen einrichten
2 Personen
Allergeninformationen bereitlegen
Endkontrolle des Saals durchführen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Tanzrunde begleiten
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Tanzprogramm ankündigen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dessertbuffet servieren
3 Personen
Lichtshow steuern
Die letzte Tanzrunde ankündigen
Abschiedsrede halten
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Musik und Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Reste sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Tische und Stühle abräumen
5 Personen
Geschirr und Küche reinigen
4 Personen
Saal und Tanzfläche reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
Bar- oder StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 16

Catering

BuffetschalenAnz. 16
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 12
NamensschilderAnz. 110
TischnummernAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 30
BlumenarrangementsAnz. 12
Fotowand
DekostoffAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Datum, Gästeliste und Raumaufteilung zuerst fest. Prüfe dabei, ob neben Tischen und Stühlen eine ausreichend große Tanzfläche, eine Garderobe und ein gut erreichbarer Buffetbereich bleiben.
Plane die Musik nicht nur für den Eröffnungstanz. Lege Programm und Zeiten schriftlich fest, prüfe alle Musikdateien und drucke Ablaufplan sowie Kontaktliste spätestens am Vortag aus.
Schließe die Anmeldung mit einem festen Termin ab und erfasse Ernährungswünsche direkt. Rechne die Cateringmengen erst danach und gleiche sie mit der Einkaufsliste ab, damit Sonderkost nicht untergeht.
Kaufe haltbare Lebensmittel früher, frische Produkte und gekühlte Getränke möglichst kurz vor der Gala. Wasche Gemüse und Obst erst nach dem Einkauf und lagere empfindliche Zutaten bis zur Zubereitung gekühlt.
Stelle Geschirr, Gläser, Karaffen, Serviergeschirr und Warmhaltebehälter vor dem Aufbau bereit. Prüfe außerdem Tonanlage, Beleuchtung, Kaffeemaschinen und Kühlboxen, damit fehlende Ausstattung nicht erst beim Einlass auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzgala organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste, Location, Musikprogramm und Einladungen. Zwei bis drei Wochen vor der Gala sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Cateringmengen und Technik feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzgala?: Plane für Möbel, Tanzfläche, Buffet, Dekoration, Tonanlage und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Wenn die Location nicht vorbereitet ist oder externe Technik aufgebaut wird, sind 5 bis 6 Stunden realistischer.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Tanzgala?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei einer vierstündigen Gala sind damit ungefähr 5 bis 6 Getränke pro Gast ein sinnvoller Ausgangspunkt, zusätzlich zu Wasser und Kaffee.
Wann soll ich das Catering für die Tanzgala einkaufen?: Haltbare Lebensmittel kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Produkte kaufst du am besten 1 bis 2 Tage vorher, kühlst sie sofort und bereitest Salate sowie kalte Platten möglichst am Veranstaltungstag zu.

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