Checklist para organizar un gala de baile sin olvidos

Organizar un gala de baile requiere coordinar invitados, sala, música, comida y tiempos de montaje. Empieza fijando la fecha y cerrando la lista de invitados antes de reservar el recinto y el equipo. Después, confirma las preferencias dietéticas, publica el programa y calcula las cantidades de catering. Esta checklist también te ayuda a llegar a tiempo con las compras, la refrigeración y la preparación de los platos fríos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Elegir el programa de música y baile
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa y los horarios
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar equipo de sonido
Reservar la iluminación
Despejar la pista de baile
2 personas
Definir la decoración y el tema
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear números de mesa
Comprobar los archivos de música
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Hacer las compras de catering
3 personas
Comprar bebidas y productos refrigerados
2 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Lavar frutas y verduras
3 personas
Preparar ensaladas y platos fríos
4 personas
Porcionar postres
3 personas
Preparar aliños y salsas
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Limpiar el suelo y la entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Delimitar la pista de baile
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Realizar la inspección final del recinto
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera ronda de baile
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Anunciar el programa de baile
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el buffet de postres
3 personas
Operar el espectáculo de luces
Anunciar la ronda final de baile
Dar el discurso de despedida
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar la música y la iluminación
2 personas
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Recoger las mesas y sillas
5 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
4 personas
Limpiar el salón y la pista de baile
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de bar o de piecant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 16

Catering

Bandejas de buffetcant. 16
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 110
Números de mesacant. 12
Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Velas LEDcant. 30
Arreglos floralescant. 12
Photowall
Tela decorativacant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Necesitas saber dónde irán las mesas, las sillas, el buffet, la barra y la pista de baile.
Envía las invitaciones con suficiente margen para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Publica el programa y los horarios cuando la lista de asistentes esté suficientemente estable.
Reserva por separado el equipo de sonido y la iluminación, y comprueba los archivos de música antes del montaje. Una prueba previa evita descubrir problemas cuando ya empieza el baile.
Calcula el catering a partir del número confirmado de asistentes y revisa la vajilla antes de comprar. En un gala de baile se suelen olvidar las tazas de café, las jarras, las bandejas de servicio y los utensilios del buffet.
Compra primero los productos de larga duración y deja los frescos para el tramo final. Refrigera bebidas y alimentos frescos al recibirlos, lava frutas y verduras y prepara ensaladas y platos fríos cerca del momento de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un gala de baile?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y contratar sonido e iluminación. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering al menos 10 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un gala de baile?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del evento. Pide que confirmen su asistencia y sus preferencias dietéticas como máximo 10 días antes, para poder calcular la compra.
¿Cuándo se prepara la comida de un gala de baile?: Compra los productos de larga duración varios días antes y refrigera los frescos en cuanto lleguen. Prepara ensaladas y platos fríos el mismo día, preferiblemente entre 2 y 4 horas antes de servir.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un gala de baile?: Revisa la lista de compra, los archivos de música, la vajilla, las bebidas refrigeradas y el material de buffet. También confirma la distribución de mesas, sillas y pista de baile, y deja impresos el programa y la lista de contactos.

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