LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dansgala organiseren: complete checklist

Een dansgala vraagt om meer dan muziek en een dansvloer. Je plant eerst datum, gasten, locatie en programma, en werkt daarna toe naar catering, zaalindeling en de uitvoering. Vooral dieetwensen, geluidsapparatuur, verlichting en een garderobe worden snel te laat geregeld. Deze checklist bevat 74 taken en 60 spullen, van uitnodiging en aanmeldingen tot gekoelde producten, buffetschalen en een geprint draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en gastenlijst vastleggen

    2 personen

  • Locatie en zaalindeling reserveren

    2 personen

  • Muziek en dansprogramma kiezen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en tijden publiceren

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Verlichting reserveren

  • Dansvloer vrijmaken

    2 personen

  • Decoratie en thema bepalen

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Tafelnummers maken

  • Muziekbestanden controleren

    2 personen

  • Draaiboek en contactlijst printen

  • Cateringinkopen doen

    3 personen

  • Dranken en gekoelde producten kopen

    2 personen

  • Houdbare boodschappen opslaan

    2 personen

  • Verse producten koelen

    2 personen

  • Groenten en fruit wassen

    3 personen

  • Salades en koude schotels bereiden

    4 personen

  • Desserts portioneren

    3 personen

  • Dressings en sauzen bereiden

    2 personen

  • Locatie en toiletten controleren

    2 personen

  • Vloer en entree schoonmaken

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    5 personen

  • Buffettafels plaatsen

    3 personen

  • Dansvloer afzetten

    2 personen

  • Tafels dekken

    4 personen

  • Naamkaartjes plaatsen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Verlichting installeren

    2 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Buffetgerechten klaarzetten

    4 personen

  • Dranken koud zetten

    3 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Welkomstbalie inrichten

    2 personen

  • Allergeneninformatie klaarleggen

  • Eindcontrole zaal uitvoeren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Eerste dansronde begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Dansprogramma aankondigen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    4 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dessertbuffet uitserveren

    3 personen

  • Lichtshow bedienen

  • Laatste dansronde aankondigen

  • Afscheidswoord verzorgen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Muziek en verlichting uitschakelen

    2 personen

  • Restanten veilig verpakken

    3 personen

  • Afval verzamelen en scheiden

    4 personen

  • Tafels en stoelen afruimen

    5 personen

  • Servies en keuken schoonmaken

    4 personen

  • Zaal en dansvloer schoonmaken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Geleende materialen controleren

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen opslaan

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 110
  • Buffettafelsaantal 4
  • Bar- of statafelsaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Dinerbordenaantal 120
  • Dessertbordenaantal 120
  • Glazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Messenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Karaffenaantal 16

Catering

  • Buffetschalenaantal 16
  • Serveerschalenaantal 12
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Drankdispensersaantal 4
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Boodschappen

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks messenaantal 6
  • Mengkommenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Keukentangenaantal 8
  • Aluminiumfolieaantal 4
  • Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 16
  • Servettenhoudersaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 110
  • Tafelnummersaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Slingersaantal 12
  • Ledkaarsenaantal 30
  • Bloemstukkenaantal 12
  • Fotowand
  • Decoratiedoekaantal 4

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Audiokabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Verlengsnoerenaantal 8

Verlichting

  • Ledspotsaantal 6
  • Lichtstatiefaantal 2
  • Lichtslingersaantal 6
  • Batterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilsetsaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Microvezeldoekenaantal 20
  • Toiletborstelsaantal 4

Tips

  • Reserveer tafels, stoelen, buffettafels, garderoberekken en afvalbakken zodra de locatie vaststaat. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of alles daadwerkelijk beschikbaar is en past in de zaalindeling.
  • Leg het muziek- en dansprogramma minimaal drie weken vooraf vast. Controleer muziekbestanden, geluidsapparatuur en verlichting nogmaals tijdens een technische test vóór de gasten arriveren.
  • Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de lijst uiterlijk zeven dagen voor het gala. Bereken daarna de cateringhoeveelheden en pas buffetschalen, warmhoudbakken en serveerschalen daarop aan.
  • Koop houdbare boodschappen eerder, maar haal dranken en gekoelde producten pas kort voor het gala. Koel verse producten direct en bereid salades en koude schotels zo dicht mogelijk op het serveermoment.
  • Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk één dag vooraf. Leg ook naamkaartjes, tafelnummers, karaffen, glazen, opscheplepels en afvalbakken klaar, zodat je tijdens de ontvangst niets hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansgala organiseren?
Begin minimaal acht weken vooraf met datum, gastenlijst, locatie en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen zodra programma en locatie voldoende vaststaan, bij voorkeur zes weken voor het gala.
Wanneer moet ik de catering voor een dansgala berekenen?
Maak een eerste berekening zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die bij na de sluiting van de aanmeldingen. Sluit de aantallen uiterlijk zeven dagen vooraf, inclusief dieetwensen en drankbehoefte.
Wanneer moet ik muziek en verlichting voor een dansgala regelen?
Reserveer geluidsapparatuur en verlichting minstens vier weken vooraf. Test muziekbestanden, aansluitingen en de lichtopstelling uiterlijk één dag eerder of tijdens de opbouw.
Wat moet ik de dag voor een dansgala klaarzetten?
Zet houdbare boodschappen, servies, tafelnummers, naamkaartjes en decoratie klaar en print het draaiboek en de contactlijst. Koel dranken en verse producten tijdig, zodat alles bij aanvang op temperatuur is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!