Tag der offenen Tür der Musikvereinigung organisieren
Ein Tag der offenen Tür einer Musikvereinigung braucht mehr als ein gutes Musikprogramm. Lege zuerst Datum, Räume und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Schnupperstunden planst. Danach folgen Anmeldungen, Helfereinteilung und die Vorbereitung von Instrumenten, Technik und Besucherinformationen. Plane außerdem Zeit für einen Funktionstest ein: Mikrofone, Verstärker und Instrumente werden am Veranstaltungstag zu spät geprüft, wenn bereits die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Zeiten reservieren
- 3
Lehrkräfte und Musiker festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen gestalten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
- 7
Poster aufhängen
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Schnupperstunden zusammenstellen
3 Personen
- 13
Musikprogramm ausdrucken
- 14
Besucherinformationen drucken
- 15
Reservierungen prüfen
- 16
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
- 17
Instrumente stimmen und testen
3 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Anmeldeliste bereitlegen
- 23
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Räume lüften
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 28
Informationstische einrichten
3 Personen
- 29
Vorführraum für Instrumente vorbereiten
4 Personen
- 30
Musikunterricht vorbereiten
3 Personen
- 31
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 32
Musikausrüstung bereitlegen
2 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 39
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Türen für Besucher öffnen
2 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Führungen geben
2 Personen
- 47
Instrumente vorführen
5 Personen
- 48
Schnupperstunden betreuen
5 Personen
- 49
Informationen zu den Kursen geben
2 Personen
- 50
Musikauftritte betreuen
4 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Räume reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 69
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 70
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 71
Müll entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- Umkleideraum-KleiderständerAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Verstärker
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- GewebeklebebandAnz. 4
- MusikinstrumenteAnz. 20
- NotenständerAnz. 20
- AbstimmgeräteAnz. 4
- MetronomeAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
- InstrumententücherAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierplattenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 150
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- TischlampenAnz. 6
- Ersatz-LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllsäckeAnz. 80
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raumaufteilung mindestens vier bis sechs Wochen vorher fest. Für Schnupperstunden brauchst du nicht nur Lehrkräfte, sondern auch passende Instrumente, Notenständer und ausreichend Sitzplätze.
- Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und prüfe die Anmeldungen spätestens drei Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile die Teilnehmenden den einzelnen Schnupperstunden zu.
- Plane für jede Aufgabe eine konkrete Person ein und führe ein kurzes Volunteer-Briefing durch. Eine Helferliste mit Schichten von zwei bis drei Stunden verhindert, dass Empfang, Getränke und Technik gleichzeitig unbesetzt sind.
- Teste Lautsprecher, Verstärker, Mikrofone und Mischpult am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Klebe Verlängerungskabel am Boden fest und lege Ersatzbatterien, Abstimmgeräte und Instrumententücher direkt bei der Technik bereit.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und bereite Snacks so vor, dass sie ohne lange Wartezeit ausgegeben werden können. Stelle Anmeldeliste, Besucherinformationen und ausgedrucktes Musikprogramm am Empfang bereit, bevor die Location geöffnet wird.
Häufige Fragen
- Wie viele Wochen vorher sollte man einen Tag der offenen Tür der Musikvereinigung planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Einladungen, Poster und Social-Media-Werbung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin starten.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Getränke und Snacks sowie eine für Technik und Räume ein. Bei parallel laufenden Schnupperstunden sind zusätzlich mindestens zwei bis drei betreuende Personen sinnvoll.
- Wann sollte man die Instrumente und die Tontechnik testen?
- Prüfe Instrumente, Mikrofone, Verstärker und Lautsprecher am Vortag vollständig und wiederhole einen kurzen Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn. So bleibt Zeit, Kabel, Batterien oder Einstellungen auszutauschen.
- Wie früh sollte man Schnupperstunden und Anmeldungen festlegen?
- Lege die verfügbaren Schnupperstunden spätestens drei Wochen vorher fest und schließe die Einteilung etwa drei Tage vor der Veranstaltung ab. So können Lehrkräfte, Räume und Instrumente passend vorbereitet werden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!