Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una banda de música
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante entiende en pocos minutos qué puede ver, escuchar y probar. Empieza fijando la fecha, el programa y los espacios; después coordina músicos, profesores, inscripciones y comunicación. En los últimos días, el trabajo se concentra en preparar las clases de prueba, revisar instrumentos y sonido, organizar a los voluntarios y dejar lista la recepción. Este orden evita que la promoción llegue antes de tener horarios y plazas definidos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar espacios y horarios
- 3
Contratar a profesores y músicos
2 personas
- 4
Diseñar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
- 7
Colgar pósters
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Asignar voluntarios
2 personas
- 12
Preparar las clases de prueba
3 personas
- 13
Imprimir el programa musical
- 14
Imprimir la información para visitantes
- 15
Comprobar las reservas
- 16
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
- 17
Afinar y probar instrumentos
3 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar la lista de registro
- 23
Preparar la sesión informativa para voluntarios
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Ventilar los espacios
2 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 28
Montar mesas de información
3 personas
- 29
Preparar la sala de demostración de instrumentos
4 personas
- 30
Preparar las clases de música
3 personas
- 31
Colocar atriles
2 personas
- 32
Dejar listo el material musical
2 personas
- 33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 34
Probar los micrófonos
2 personas
- 35
Comprobar la iluminación
2 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Preparar las bebidas
2 personas
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
- 42
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 43
Abrir las puertas para los visitantes
2 personas
- 44
Registrar a los visitantes
2 personas
- 45
Presentar el programa
- 46
Dar visitas guiadas
2 personas
- 47
Demostrar los instrumentos
5 personas
- 48
Guiar las clases de prueba
5 personas
- 49
Dar información sobre las clases
2 personas
- 50
Coordinar las actuaciones musicales
4 personas
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Servir café y té
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Comprobar los baños periódicamente
- 57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 58
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
- 59
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar espacios
4 personas
- 66
Limpiar los baños
2 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
- 68
Cerrar el recinto
2 personas
- 69
Devolver los materiales
2 personas
- 70
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 71
Llevar la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Percheros del vestuariocant. 2
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Amplificador
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta americanacant. 4
- Instrumentos musicalescant. 20
- Atrilescant. 20
- Dispositivos de votacióncant. 4
- Metrónomoscant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Paños para instrumentoscant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubitos de hielocant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Atriles para programascant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
- Lámparas LED de repuestocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Bolsas de basuracant. 80
- Guantes de limpiezacant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los horarios antes de diseñar las invitaciones. Reserva al menos dos franjas para las clases de prueba y deja 15 minutos entre actividades para mover grupos y reajustar instrumentos.
- Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas confirmados los espacios y los profesores. Pide nombre, número de asistentes y preferencias dietéticas; revisa la lista cada 2 o 3 días para detectar cambios.
- Asigna los voluntarios con funciones concretas: recepción, acompañamiento, apoyo en las clases y atención del aperitivo. Prepara una sesión informativa de 30 minutos el día anterior y entrega un horario común.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes. Comprueba micrófonos, altavoces, amplificador, mesa de mezclas, cables y regletas; fija los cables sueltos con cinta americana para evitar tropiezos.
- El mismo día, abre y ventila los espacios con tiempo, coloca el programa musical y la información para visitantes en la entrada y enfría las bebidas al menos 3 horas antes. Comprueba también la lista de instrumentos y las baterías de repuesto antes de recibir al primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una banda?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva espacios y horarios al principio, confirma profesores y músicos durante las dos primeras semanas y abre las inscripciones cuando el programa esté cerrado.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y publicar la promoción?
- Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y empieza la promoción en redes y con pósters en ese mismo periodo. Haz un recordatorio 7 días antes con los horarios, el formulario y la información práctica para visitantes.
- ¿Cuánto dura una clase de prueba de música?
- Calcula entre 20 y 30 minutos por clase de prueba, más 10 o 15 minutos para cambiar de grupo y preparar los instrumentos. Con grupos numerosos, organiza varias franjas en lugar de alargar una sola sesión.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de la jornada?
- Revisa las reservas, la lista de instrumentos, el equipo de sonido, la lista de registro, el programa impreso y las necesidades dietéticas. Haz la prueba de sonido 24 horas antes y deja preparadas las compras y los aperitivos para no improvisar el mismo día.
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