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Studienreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Studienreise steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: Ziel, Exkursion, Transport und Route müssen früh feststehen, bevor Einladungen und Anmeldungen beginnen. Danach geht es um Ernährungswünsche, Einwilligungen, Notfallkontakte und die Einteilung der Teilnehmenden. In den letzten Tagen zählen gedruckte Listen, Namensaufkleber, Lunchpakete, gekühlte Getränke und geladene Geräte. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ziel festlegen

    2 Personen

  • Exkursion reservieren

  • Transport reservieren

  • Programm und Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einwilligungen einholen

    2 Personen

  • Notfallkontakte überprüfen

  • Mittag- und Abendessen reservieren

  • Teilnehmer einteilen

    2 Personen

  • Begleitpersonen zuordnen

    2 Personen

  • Route und Abfahrtszeiten teilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensaufkleber vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Gepäck und Materialien laden

    4 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

    2 Personen

  • Abreise und Reise begleiten

    4 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    3 Personen

  • Gruppen zum Veranstaltungsort begleiten

    4 Personen

  • Ausflug begleiten

    4 Personen

  • Fragen und Aufgaben verteilen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Dinner begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    3 Personen

  • Rückreise begleiten

    4 Personen

  • Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Reste sortieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappbare TischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • LadegeräteAnz. 6
  • MobiltelefoneAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 50

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12

Catering

  • LunchboxenAnz. 50
  • ServiettenAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 50
  • Wiederverwendbare WasserflaschenAnz. 50
  • Einkäufe

Büro

  • KlemmbretterAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 50
  • RoutenpläneAnz. 50
  • ArbeitsblätterAnz. 50

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 4

Tipps

  • Lege Ziel, Datum, Exkursion und Transport zuerst fest. Plane die Route mit realistischen Abfahrtszeiten und teile sie spätestens einige Tage vor der Reise an alle Teilnehmenden und Begleitpersonen aus.
  • Fordere Einwilligungen und Notfallkontakte zusammen mit der Anmeldung an. Prüfe die Angaben mindestens 3 Tage vor der Abfahrt und halte eine gedruckte Teilnehmerliste für den Notfall bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur für das Mittagessen, sondern auch für Lunchpakete und das Abendessen. Reserviere beide Mahlzeiten, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist, damit die genaue Personenzahl bekannt ist.
  • Bereite Materialien, Arbeitsblätter, Klemmbretter und Routenpläne am Vortag vor. Lade Mobiltelefone und Powerbanks vollständig und packe Ladegeräte, Erste-Hilfe-Koffer sowie Warnwesten so ein, dass sie schnell erreichbar sind.
  • Stelle Lunchboxen, Mehrweg-Geschirr, Trinkflaschen und Servietten am Vorabend zusammen. Kühle Getränke und Kühlelemente rechtzeitig und plane am Abfahrtsort mindestens 15 Minuten für Anwesenheitskontrolle, Gepäck und Material ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Studienreise organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Reise mit Datum, Ziel, Exkursion und Transport. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Einwilligungen rechtzeitig vorliegen.
Was muss eine Studienreise-Checkliste enthalten?
Sie sollte Planung, Anmeldungen, Einwilligungen, Notfallkontakte, Transport, Route, Verpflegung und Material abdecken. Für den Reisetag gehören außerdem Anwesenheitsliste, Namensaufkleber, Lunchpakete, Getränke und Erste-Hilfe-Ausrüstung dazu.
Wann sollte man die Teilnehmerliste für eine Studienreise fertigstellen?
Schließe die Liste nach Ablauf der Anmeldefrist und spätestens 3 Tage vor der Abfahrt ab. Prüfe dann auch Ernährungswünsche, Begleitpersonen und Notfallkontakte und drucke eine zusätzliche Papierkopie aus.
Wie viel Zeit braucht die Abfahrt bei einer Studienreise?
Plane mindestens 15 Minuten für Begrüßung, Anwesenheit, Gepäck und das Laden der Materialien ein. Bei einer größeren Gruppe oder mehreren Fahrzeugen sind 30 Minuten realistischer, damit sich die Abfahrtszeit nicht verschiebt.

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