Studiereis organiseren: checklist en planning

Een studiereis vraagt meer voorbereiding dan alleen een excursie en vervoer reserveren. Je moet deelnemers, begeleiders, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten op tijd compleet hebben. Daarna volgen de praktische details: routekaarten, lunchpakketten, naamstickers, materialen en een duidelijke vertrekplanning. Met deze checklist werk je van bestemming en programma naar een gecontroleerde uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en bestemming vastleggen
2 personen
Excursie reserveren
Vervoer reserveren
Programma en route uitwerken
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
Lunch en diner reserveren
Deelnemers indelen
2 personen
Begeleiders koppelen
2 personen
Route en vertrektijden delen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Routekaarten uitdelen
2 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Bagage en materialen laden
4 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Vertrek en reis begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Groepen naar locatie begeleiden
4 personen
Excursie begeleiden
4 personen
Vragen en opdrachten uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
Diner begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Achtergebleven spullen controleren
2 personen

Nazorg

Materialen uitladen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten sorteren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Opladersaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Lunchboxenaantal 50
Servettenaantal 100
Naamstickersaantal 50
Herbruikbare waterflessenaantal 50
Boodschappen

Kantoor

Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Routekaartenaantal 50
Opdrachtbladenaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4

Tips

Leg datum, bestemming, excursie en vervoer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo houd je ruimte voor reserveringen, toestemming en wijzigingen in het programma.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor vertrek en sluit de aanmelding ongeveer 2 weken vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor indeling, begeleiders, maaltijden en naamstickers.
Verzamel dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten niet mondeling op de vertrekdag. Controleer alle gegevens minimaal 7 dagen vooraf en bewaar een afgedrukte deelnemerslijst bij de begeleiding.
Plan een vast moment voor bagage en materialen: lunchboxen, waterflessen, routekaarten, opdrachtbladen, powerbanks en EHBO-koffers. Laad alles de avond ervoor en controleer bij vertrek hoeveel deelnemers en begeleiders aanwezig zijn.
Deel route en vertrektijden minstens 48 uur vooraf en controleer de weersverwachting de dag ervoor. Neem bij buitenonderdelen ook reflecterende hesjes, extra drinkwater en een alternatief programma mee als omstandigheden veranderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, bestemming, excursie en vervoer. Regel deelnemers, toestemmingen en maaltijden uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een studiereis definitief maken?: Maak de lijst ongeveer 2 weken vooraf definitief, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer 7 dagen vooraf opnieuw de contactgegevens, dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten.
Wat moet je meenemen op een studiereis?: Neem onder meer routekaarten, opdrachtbladen, klemborden, balpennen, naamstickers, waterflessen, lunchbenodigdheden, powerbanks en een EHBO-koffer mee. Controleer de materialen de avond vóór vertrek en laad bagage en benodigdheden op tijd in.
Wanneer deel je de route en vertrektijden van een studiereis?: Deel route, vertrekpunt en tijden minimaal 48 uur vooraf met deelnemers en begeleiders. Geef op de dag zelf routekaarten uit en registreer de aanwezigheid vóór vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.