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Studentenflohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Studentenflohmarkt steht und fällt mit klaren Fristen: Erst brauchst du eine passende Location und musst prüfen, ob eine Marktgenehmigung nötig ist. Danach folgen Anmeldung, Verkäuferliste, Standaufteilung und Zahlungsinformationen. Kurz vor dem Termin werden Preisschilder, Lageplan und Verkäuferinfos vorbereitet, während Getränke, Snacks und Material bereitstehen. Plane den Aufbau so, dass Tische, Kleiderständer, Beleuchtung und Beschilderung vor dem Einlass fertig sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Marktgenehmigung prüfen

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Verkäuferliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Zahlungsinformationen versenden

  • Reservierungen bestätigen

  • Lageplan ausarbeiten

  • Freiwillige einteilen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Preisetiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Verkäuferinformationen drucken

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Ausstellernummern aufhängen

    2 Personen

  • Eingang und Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Stände zuweisen

    2 Personen

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stände zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Verkäufer auschecken

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Kleiderständer abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 8
  • Kassatisch
  • PartyzelteAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Geldkassette
  • TaschenrechnerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 40

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • WimpelkettenAnz. 8
  • VerkäufernummernAnz. 30
  • PreisschilderAnz. 500
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Uhrzeiten fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So können Verkäufer direkt prüfen, ob sie beim Aufbau und während des Markts verfügbar sind.
  • Führe die Verkäuferliste laufend und bestätige Reservierungen erst, wenn Zahlungsinformationen verschickt und offene Fragen geklärt sind. Teile die Stände anschließend nach einem festen Lageplan ein.
  • Bereite Verkäufernummern, Preisschilder und Verkäuferinformationen spätestens am Vortag vor. Am Markttag bleibt dann nur noch die Ausgabe und Kontrolle vor Ort.
  • Plane die Kasse getrennt vom Verkaufsbereich: Geldkassette, Taschenrechner und Wechselgeld gehören an einen festen Kassatisch. Bestimme mindestens eine verantwortliche Person für die Kasse.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Verlängerungskabel vor dem Einlass bereit. Prüfe außerdem Abfallbehälter, Handseife und Reinigungsmaterial, damit kleine Missgeschicke sofort behoben werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Studentenflohmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und der Prüfung der Marktgenehmigung. Anmeldung, Einladungen und Verkäuferreservierungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte ich die Verkäuferstände einteilen?
Teile die Stände ein, sobald die Anmeldefrist beendet ist und die Reservierungen feststehen, meist 1 bis 2 Wochen vorher. Den Lageplan und die Standnummern solltest du spätestens 3 Tage vor dem Flohmarkt verschicken.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Studentenflohmarkts?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Kleiderständer, Stühle, Beleuchtung und Wegweiser ein. Getränke, Snacks und Verkäuferunterlagen sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitliegen.
Was brauche ich für die Kasse beim Studentenflohmarkt?
Richte einen festen Kassatisch mit Geldkassette und Taschenrechner ein und bestimme mindestens 2 Personen für die Kassenübergabe. Lege Zahlungsinformationen und Zuständigkeiten spätestens 1 Woche vorher fest.

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