Studenten-Arbeitgeber-Tag organisieren: der praktische Ablauf

Ein Studenten-Arbeitgeber-Tag steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Zielgruppe und Programm fest, bevor du Arbeitgeber ansprichst und Räume reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Firmenprofile, Workshops, Stände und Technik. Plane die letzten 7 bis 10 Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein, sondern für Kontrolle: Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Namensschilder, Beschilderung und ein klares Briefing für Arbeitgeber und Freiwillige.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Zielgruppe festlegen
2 Personen
2
Arbeitgeber kontaktieren
2 Personen
3
Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
4
Veranstaltungsräume reservieren
5
Catering reservieren
6
Programm finalisieren
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Arbeitgeberinformationen anfordern
2 Personen
10
Firmenprofile sammeln
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Arbeitgeberstände einteilen
2 Personen
16
Workshopräume einteilen
2 Personen
17
Technikbedarf erfassen
2 Personen
18
Beschilderung entwerfen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
21
Programm drucken
22
Arbeitgeber-Briefing versenden
23
Letzte Teilnehmermail versenden
24
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Arbeitgeberstände aufbauen
6 Personen
33
Workshopräume einrichten
4 Personen
34
Technik anschließen
2 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks bereitstellen
3 Personen
40
Namensschilder sortieren
2 Personen
41
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
42
Arbeitgeber zu den Ständen begleiten
2 Personen
43
Registrierungsteam einweisen
44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Namensschilder verteilen
3 Personen
46
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
47
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
48
Arbeitgeberstände betreuen
4 Personen
49
Workshops betreuen
4 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Teilnehmer zur Netzwerk-Get-together schicken
2 Personen
56
Snacks zum Aperitif bereitstellen
3 Personen
57
Networking-Event betreuen
4 Personen
58
Warme Snacks servieren
4 Personen
59
Arbeitgeber verabschieden
2 Personen
60
Letzte Runde servieren
2 Personen
61
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Catering abbauen
3 Personen
63
Arbeitgeberstände abbauen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Materialien zählen
2 Personen
69
Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Restbestand einlagern
2 Personen
71
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 110
StehtischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderbügelAnz. 120
TischdeckenAnz. 20

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 6
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

GläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 140
GabelnAnz. 140
MesserAnz. 140
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
SchüsselnAnz. 20

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 150
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20
ServiertischeAnz. 4

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 30
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KleberAnz. 6
KlebebandAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Papierwaren

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
TeilnehmerlistenAnz. 10
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 150
BewertungskartenAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 150
A4-PapierAnz. 2
MarkerAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-TischlampenAnz. 10

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Definiere zuerst Zielgruppe, Teilnehmerzahl und Programmblöcke. Erst mit diesen Angaben kannst du Arbeitgeber passend ansprechen und Workshopräume sinnvoll einteilen.
Kontaktiere Arbeitgeber früh und hole verbindliche Zusagen ein, bevor du Stände und Workshopräume verteilst. Fordere Firmenprofile, Vortragstitel und Technikbedarf spätestens 3 Wochen vor dem Termin an.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Zeitplan, Räume und Arbeitgeber weitgehend feststehen. Erfasse dort auch Ernährungswünsche und prüfe die Anmeldungen mindestens einmal pro Woche.
Plane Freiwillige nach konkreten Aufgaben ein: Empfang, Garderobe, Arbeitgeberstände, Raumwechsel und Technik. Schicke ihnen spätestens 3 Tage vorher einen Einsatzplan mit Treffpunkt und Schichtzeiten.
Mache 1 bis 2 Tage vorher einen vollständigen Rundgang. Prüfe Projektoren, HDMI- und Verlängerungskabel, Mikrofone, Lautsprecher, Ladegeräte, Namensschilder, Beschilderung sowie Gläser, Tassen und Besteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Studenten-Arbeitgeber-Tag organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Zielgruppe und Programm fest, danach folgen Arbeitgeber, Räume, Catering und die Anmeldung.
Wann sollte man Arbeitgeber für einen Studenten-Arbeitgeber-Tag kontaktieren?: Kontaktiere Arbeitgeber etwa 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Zusagefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben mindestens 4 Wochen für Firmenprofile, Standplanung, Workshops und das Briefing.
Wie viele Freiwillige braucht man für einen Studenten-Arbeitgeber-Tag?: Plane mindestens 1 freiwillige Person je 25 bis 30 erwartete Teilnehmer ein, zusätzlich eine verantwortliche Person für Technik und Ablauf. Bei mehreren Workshopräumen sollte während des Programms pro Raum eine Ansprechperson erreichbar sein.
Wann verschickt man die letzte Teilnehmermail?: Verschicke die letzte Teilnehmermail 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Sie sollte Beginn, Räume, Anreise, Programm, Hinweise zu Anmeldung und Verpflegung sowie einen Kontakt für kurzfristige Fragen enthalten.

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