Organiser une journée étudiants-employeurs sans rien laisser au hasard

Une journée étudiants-employeurs repose sur un enchaînement précis : définir le public, confirmer les employeurs, ouvrir les inscriptions, puis préparer les espaces et l’accueil. Commencez par le programme et les besoins des participants avant de réserver les salles et le catering. Les dernières semaines servent surtout à collecter les profils d’entreprise, répartir les bénévoles et vérifier la technique. Ce sont généralement les informations manquantes et les détails d’installation qui ralentissent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le public cible
2 personnes
2
Contacter les employeurs
2 personnes
3
Confirmer les employeurs
2 personnes
4
Réserver les salles du lieu
5
Réserver le catering
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Demander des informations sur l'employeur
2 personnes
10
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Aménager les stands des employeurs
2 personnes
16
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
17
Recenser les besoins techniques
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier la liste des participants
2 personnes
21
Imprimer le programme
22
Envoyer le briefing aux employeurs
23
Envoyer le dernier e-mail aux participants
24
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Monter les stands des employeurs
6 personnes
33
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
34
Brancher la technique
2 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Trier les badges nominatifs
2 personnes
41
Accueillir les employeurs
3 personnes
42
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
2 personnes
43
Briefer l'équipe d'inscription
44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
46
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
47
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
48
Guider les stands des employeurs
4 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Envoyer les participants à l'apéritif networking
2 personnes
56
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
57
Animer le cocktail networking
4 personnes
58
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
59
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes
60
Servir le dernier tour
2 personnes
61
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

62
Démonter le catering
3 personnes
63
Démonter les stands employeurs
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Compter le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 8
Cintresqté 120
Nappesqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 20

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 150
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20
Tables de serviceqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésifqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Papeterie

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Brochures du programmeqté 130
Listes de participantsqté 10
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 150
Cartes d’évaluationqté 100
Étiquettes nominativesqté 150
Papier A4qté 2
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme, le public cible et le nombre de places, puis contactez les employeurs avec un délai clair de réponse. Sans confirmation écrite, ne finalisez pas encore les stands ni les ateliers.
Ouvrez les inscriptions dès que les salles et les horaires sont fixés. Prévoyez un champ pour les besoins alimentaires et relancez les inscrits quelques jours avant l’événement pour obtenir une liste fiable.
Demandez à chaque employeur un profil d’entreprise, ses besoins techniques et le contenu de son atelier. Envoyez ensuite un briefing unique avec les horaires d’arrivée, l’emplacement du stand et le matériel disponible.
Dessinez le plan des espaces avant de déplacer les tables, tables hautes, chaises et portants. Gardez les câbles HDMI, rallonges et multiprises séparés par salle et testez chaque projecteur, écran et microphone au moins la veille.
Préparez les badges, la signalétique et le programme imprimé avant l’installation. Le jour J, répartissez les bénévoles par zone et faites une vérification du stock, du catering, des boissons et des chargeurs avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée étudiants-employeurs ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à définir le programme, contacter les employeurs, réserver les salles et organiser le catering; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les tests.
Combien de temps avant faut-il confirmer les employeurs ?: Fixez une date limite de confirmation au plus tard 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de collecter les profils d’entreprise, d’établir le plan des stands et d’envoyer un briefing complet.
Quand envoyer le dernier e-mail aux participants ?: Envoyez-le 2 à 3 jours avant la journée. Rappelez les horaires, l’accès, le programme, les ateliers et les éventuelles informations pratiques, puis utilisez la liste actualisée pour préparer les badges.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un test complet la veille, pendant au moins 60 minutes par espace équipé. Vérifiez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, câbles, rallonges et multiprises; gardez quelques chargeurs mobiles en réserve.

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