Eine Stecklings-Tauschbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Stecklings-Tauschbörse entscheidet nicht nur die Zahl der Pflanzen über den Ablauf, sondern vor allem eine klare Zuordnung. Lege zuerst Termin, Ort und Tauschregeln fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen sammelst. Plane den Raum so, dass Registrierung, Tauschtische, Pflanzenständer und Kaffeeversorgung getrennt funktionieren. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Etiketten, Wegweiser, gekühlte Getränke und die Ausgabe von Tauschkarten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Tauschregeln veröffentlichen
8
Tische und Stühle reservieren
9
Kaffeeversorgung reservieren
10
Einkaufsliste prüfen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Stecklingsetiketten vorbereiten
2 Personen
13
Tauschkarten vorbereiten
2 Personen
14
Programm und Wegweiser drucken
15
Organisations-Stecklinge besorgen
2 Personen
16
Getränke kalt stellen
2 Personen
17
Snacks bereitstellen
2 Personen
18
Tische aufstellen
4 Personen
19
Stühle aufstellen
3 Personen
20
Tauschtafeln einteilen
3 Personen
21
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
22
Pflanzenständer aufbauen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
26
Ableger registrieren
3 Personen
27
Tauschregeln erläutern
28
Tauschtafeln betreuen
4 Personen
29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
30
Getränke nachfüllen
2 Personen
31
Snacks auffüllen
2 Personen
32
Übrig gebliebene Stecklinge beschriften
2 Personen
33
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

34
Tauschtafeln abbauen
4 Personen
35
Materialien sortieren
3 Personen
36
Geschirr abwaschen
2 Personen
37
Abfall sammeln
2 Personen
38
Location reinigen
3 Personen
39
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
40
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
41
Übrig gebliebene Setzlinge verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KlappischeAnz. 2
PflanzenständerAnz. 4
KistenAnz. 20
TischdeckenAnz. 8

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
PflanzenposterAnz. 6
WimpelketteAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8

Gartenmaterial

PflanzschalenAnz. 40
PflanzenclipsAnz. 6
GießkannenAnz. 4
GartenscherenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
MesserAnz. 4
ZangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Organisation

NamensschildhalterAnz. 50
KlemmbretterAnz. 6
StiftesetsAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche die Tauschregeln spätestens mit der Einladung. Lege dabei fest, wie Stecklinge beschriftet werden und ob Pflanzen ohne Tausch ebenfalls abgegeben werden dürfen.
Öffne das Anmeldeformular mindestens 2 Wochen vorher und aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig. Frage dort auch Ernährungswünsche ab, damit Kaffee, Snacks und Geschirr nicht erst am Veranstaltungstag geplant werden.
Bereite Etiketten und Tauschkarten vor, bevor du den Raum einrichtest. Rechne pro angemeldeter Person mit einer Karte und halte zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen bereit.
Plane die Tische nach Funktionen: Registrierung, Tauschtafeln, Pflanzenständer und Verpflegung sollten nicht auf einer einzigen Fläche zusammenlaufen. So bleiben Gartenscheren, Pflanzenclips und Gießkannen dort, wo sie gebraucht werden.
Beginne den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, bringe danach Wegweiser und Willkommensschild an und stelle Getränke sowie Snacks erst kurz vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stecklings-Tauschbörse planen?: Beginne etwa 4 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Tauschregeln. Öffne das Anmeldeformular spätestens 2 Wochen vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und benötigte Ausstattung rechtzeitig kennst.
Wie viele Tische braucht man für eine Stecklings-Tauschbörse?: Plane mindestens einen Tisch für die Registrierung, mehrere Tische für die Tauschtafeln und einen separaten Tisch für Kaffee und Snacks. Bei mehr als 20 Teilnehmenden solltest du zusätzlich einen Pflanzenständer oder weitere Ablageflächen einplanen.
Wann soll man die Stecklinge beschriften?: Bereite die Etiketten mindestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung vor. So kannst du Namen, Pflanzenart und wichtige Hinweise prüfen und musst beim Aufbau nicht gleichzeitig beschriften und den Raum einrichten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Stecklings-Tauschbörse?: Rechne für den Aufbau mit mindestens 90 Minuten. Tische, Stühle, Pflanzenständer, Beschilderung und Registrierungstisch sollten zuerst stehen; Kaffee, gekühlte Getränke und Snacks kommen erst in den letzten 15 bis 20 Minuten dazu.

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