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Stecklings-Tauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Stecklings-Tauschbörse steht und fällt mit klaren Tauschregeln, einer aktuellen Teilnehmerliste und gut vorbereiteten Pflanzen. Plane zuerst Datum, Ort und Anmeldung, danach Möbel, Verpflegung und Beschilderung. Kurz vor dem Termin müssen Etiketten, Tauschkarten und Organisations-Stecklinge bereitliegen. Diese Checkliste führt dich durch die 41 Aufgaben und 37 benötigten Gegenstände – von der ersten Einladung bis zum Empfang der Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Tauschregeln veröffentlichen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kaffeeversorgung reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Stecklingsetiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Tauschkarten vorbereiten

    2 Personen

  • Programm und Wegweiser drucken

  • Organisations-Stecklinge besorgen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tauschtafeln einteilen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Pflanzenständer aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Ableger registrieren

    3 Personen

  • Tauschregeln erläutern

  • Tauschtafeln betreuen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Stecklinge beschriften

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tauschtafeln abbauen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Setzlinge verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • KlappischeAnz. 2
  • PflanzenständerAnz. 4
  • KistenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 8

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • PflanzenposterAnz. 6
  • WimpelketteAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8

Gartenmaterial

  • PflanzschalenAnz. 40
  • PflanzenclipsAnz. 6
  • GießkannenAnz. 4
  • GartenscherenAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Organisation

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche die Tauschregeln spätestens mit der Einladung. Lege dabei fest, wie viele Stecklinge jede Person mitbringen darf, ob bewurzelte Pflanzen getrennt werden und wie die Tauschkarten funktionieren.
  • Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Tauschbörse und aktualisiere danach die Teilnehmerliste. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und Kaffee, Snacks, Tische und Stühle passend einplanen.
  • Bereite Stecklingsetiketten und Tauschkarten nicht erst am Veranstaltungstag vor. Rechne pro Pflanze ein Etikett mit Namen, Pflanzenart und kurzen Pflegehinweisen ein und drucke Programm sowie Wegweiser mindestens 1 Tag vorher.
  • Prüfe vor dem Aufbau die Strom- und Wasserwege für Kaffeemaschinen und Wasserkocher. Plane außerdem Kühlboxen, Thermoskannen und Verlängerungskabel ein, damit die Getränkeversorgung nicht vom einzigen erreichbaren Anschluss abhängt.
  • Teile die Tauschtafeln nach Pflanzenarten oder Lichtbedarf ein und stelle Pflanzenständer sowie Kisten sichtbar auf. Der Registrierungstisch sollte mindestens 30 Minuten vor Beginn mit Willkommensschild, Teilnehmerliste und Tauschkarten bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Stecklings-Tauschbörse planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und schließe es ungefähr 7 Tage vor dem Termin, damit du Mengen und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Stecklinge soll jeder zur Tauschbörse mitbringen?
Lege eine konkrete Obergrenze fest, zum Beispiel 5 bis 10 Stecklinge pro Person. Wenn die Zahl in den Tauschregeln steht, kannst du die Etiketten, Tauschkarten und benötigten Tauschflächen besser vorbereiten.
Wann müssen die Pflanzenetiketten vorbereitet sein?
Bereite die Etiketten spätestens am Vortag vor. Für jeden Steckling sollten Pflanzenname, Standort- oder Pflegehinweis und gegebenenfalls der Name der mitbringenden Person vorgesehen sein.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau der Stecklings-Tauschbörse?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Pflanzenständer, Tauschtafeln, Registrierungstisch und Beschilderung ein. Getränke und Snacks sollten erst kurz vor Beginn bereitgestellt werden, damit Kaffee und Pflanzen frisch bleiben.

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