Zo organiseer je een stekjesruilbeurs

Begin met datum, locatie en een duidelijke inschrijving. Vraag deelnemers vooraf hoeveel stekjes ze meenemen en verzamel dieetwensen, zodat je de ruiltafels en catering kunt plannen. Publiceer de ruilregels tegelijk met de uitnodiging: bijvoorbeeld hoe je stekjes labelt en wanneer ruilen start. Werk daarna toe naar een vaste opbouwvolgorde: registratie, ruiltafels, plantenstandaard, koffie en bewegwijzering. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog labels, stopcontacten of ruimte moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Ruilregels publiceren
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Koffievoorziening reserveren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Stekjeslabels voorbereiden
2 personen
13
Ruilkaarten voorbereiden
2 personen
14
Programma en bewegwijzering printen
15
Stekjes van organisatie verzorgen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes klaarzetten
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen neerzetten
3 personen
20
Ruiltafels indelen
3 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Plantenstandaard opbouwen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Stekjes registreren
3 personen
27
Ruilregels toelichten
28
Ruiltafels begeleiden
4 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Overgebleven stekjes labelen
2 personen
33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Ruiltafels afbreken
4 personen
35
Materialen sorteren
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Meubilair terugplaatsen
4 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen
41
Overgebleven stekjes verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 2
Plantenstandaardsaantal 4
Krattenaantal 20
Tafelkledenaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Plantenpostersaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Tuinmateriaal

Plantenschotelsaantal 40
Plantentangetjesaantal 6
Gietersaantal 4
Snoeischarenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Organisatie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Klembordenaantal 6
Pennensetsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmelding uiterlijk 3 weken vooraf en vraag naast naam en contactgegevens ook naar het verwachte aantal stekjes. Daarmee kun je het aantal ruiltafels en kratten realistischer bepalen.
Maak voor elk stekje een label met minimaal de plantnaam en verzorgingsinformatie. Leg de labels en ruilkaarten minstens 2 dagen vooraf klaar; losse briefjes raken tijdens de beurs snel kwijt.
Plan de opbouw in zones: registratie bij de ingang, ruiltafels in het midden en koffie op een aparte tafel. Houd minimaal één vrije looproute over, zodat deelnemers met planten en kratten elkaar niet blokkeren.
Controleer 1 dag vooraf hoeveel koffie, water en hapjes nodig zijn en zet dranken pas kort voor opening koud. Test koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren vóór je de tafels definitief opstelt.
Zet stekjes van de organisatie apart en label ze duidelijk als zodanig. Ontvang deelnemers eerst bij de registratietafel en wijs daarna pas hun ruilplek aan; zo blijft de binnenkomst overzichtelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een stekjesruilbeurs organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodiging. Open de aanmelding uiterlijk 3 weken voor de beurs en sluit die ongeveer 5 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst en tafelindeling kunt afronden.
Hoeveel stekjes moet iemand meenemen naar een stekjesruilbeurs?: Spreek vooraf een richtlijn af, bijvoorbeeld minimaal 3 stekjes per deelnemer. Vraag bij de aanmelding om een schatting; bij 20 deelnemers en gemiddeld 5 stekjes heb je ongeveer 100 ruilitems te verdelen.
Wat moet er op een label voor een stekje staan?: Zet minimaal de plantnaam, datum van stekken en een korte verzorgingstip op het label. Maak de labels uiterlijk 2 dagen vooraf en gebruik één formaat, zodat deelnemers de informatie snel kunnen lezen.
Wanneer zet je de tafels klaar voor een stekjesruilbeurs?: Start de opbouw ongeveer 2 uur voor ontvangst van de deelnemers. Zet eerst tafels en stoelen neer, deel daarna de ruiltafels in en richt als laatste registratie, plantenstandaard, koffie en bewegwijzering in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.