Einen Start-up-Pitch Schritt für Schritt organisieren
Beginne nicht mit dem Catering, sondern mit dem Pitchformat: Lege Redezeit, Fragerunde, Bewertung und maximale Teilnehmerzahl fest. Danach reservierst du die Location, stellst die Jury zusammen und öffnest die Anmeldung. Viele Veranstaltungen geraten ins Stocken, weil Präsentationen, Adapter oder Jury-Unterlagen erst am Veranstaltungstag geprüft werden. Plane deshalb feste Fristen für Anmeldungen, Präsentationen, Techniktest und Catering ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Pitchformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder einladen
- 4
Bewertungskriterien festlegen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Pitch-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering bestellen
- 11
Pitch-Reihenfolge festlegen
2 Personen
- 12
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 13
Pitch-Präsentationen sammeln
2 Personen
- 14
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 15
Technisches Equipment reservieren
- 16
Jury-Briefing versenden
- 17
Programm und Badges drucken
2 Personen
- 18
Wertungsbögen drucken
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Catering prüfen
2 Personen
- 21
Pitch-Materialien bereitlegen
2 Personen
Event
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
- 25
Präsentationen installieren
2 Personen
- 26
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
- 27
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Kaffee und Getränke bereitstellen
2 Personen
- 29
Jury und Sprecher briefen
2 Personen
- 30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 31
Besucher registrieren
3 Personen
- 32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 33
Eröffnungspräsentation halten
- 34
Pitchrunden betreuen
3 Personen
- 35
Zeit und Präsentationen überwachen
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Snacks servieren
3 Personen
- 38
Jurysieger ermitteln
2 Personen
- 39
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 40
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 41
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Geschirr sammeln
3 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Location reinigen
4 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 47
Materialien einpacken
2 Personen
- 48
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 49
Dankesnachrichten versenden
- 50
Pitch-Präsentationen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 10
- Registrierungstisch
- Jurytisch
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- NamensschildhalterAnz. 80
- TischnummernAnz. 10
- Stimmurne
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege spätestens 6 Wochen vorher das Format fest: zum Beispiel 5 Minuten Pitch plus 3 Minuten Fragen. Definiere außerdem die Bewertungskriterien und teile sie der Jury zusammen mit den Wertungsbögen vorab mit.
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Bestätige jede Anmeldung, erfasse Ernährungswünsche und erstelle danach die Pitch-Reihenfolge, damit der Ablaufplan belastbar bleibt.
- Fordere die Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher an und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker und Mikrofone gemeinsam statt einzeln.
- Plane für die Registrierung 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschildhalter, Programm und Willkommensschild bereit und reserviere für Jury und Teilnehmende getrennte Sitzbereiche.
- Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und rechne die bestätigten Personen plus etwa 10 Prozent ein. Prüfe am Vortag Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen und Kühlmöglichkeiten, damit fehlende Kleinteile nicht den Empfang verzögern.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Start-up-Pitch organisieren?
- Starte mindestens 6 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Die Anmeldung sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin schließen, damit Reihenfolge, Catering und Ablaufplan rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit sollte ein Pitch dauern?
- Plane pro Start-up meist 8 bis 10 Minuten ein, etwa 5 Minuten Präsentation und 3 bis 5 Minuten Fragen. Bei 10 Pitches brauchst du allein dafür ungefähr 80 bis 100 Minuten, zusätzlich zu Begrüßung und Juryentscheidung.
- Wann müssen die Präsentationen für den Start-up-Pitch vorliegen?
- Fordere alle Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher an. Prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und installiere die Dateien spätestens am Vortag am Beamer.
- Wie viele Personen sollte die Jury haben?
- Für einen überschaubaren Start-up-Pitch reichen meist 3 bis 5 Jurymitglieder. Lade sie mindestens 4 Wochen vorher ein und sende das Jury-Briefing mit Kriterien und Zeitplan spätestens 7 Tage vor dem Termin.
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