Organiser un pitch de startup, étape par étape
Un pitch de startup réussi repose moins sur le décor que sur une organisation très précise. Commence par fixer le format, la durée de chaque présentation et les critères du jury, puis construis le programme à partir du nombre d’inscriptions confirmé. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les versions finales des présentations et les adaptateurs nécessaires au vidéoprojecteur. Prévois aussi un vrai temps de test technique avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format du pitch
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Inviter les membres du jury
- 4
Établir les critères d’évaluation
2 personnes
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions au pitch
2 personnes
- 8
Confirmer les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Commander le catering
- 11
Définir l'ordre des présentations
2 personnes
- 12
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 13
Collecter les présentations de pitch
2 personnes
- 14
Vérifier les présentations
2 personnes
- 15
Réserver le matériel technique
- 16
Envoyer le briefing du jury
- 17
Imprimer le programme et les badges
2 personnes
- 18
Imprimer les feuilles de score
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Vérifier le catering
2 personnes
- 21
Préparer le matériel de pitch
2 personnes
Événement
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
- 25
Installer les présentations
2 personnes
- 26
Tester les micros et le son
2 personnes
- 27
Installer l'éclairage et la signalétique
2 personnes
- 28
Mettre en place le café et les boissons
2 personnes
- 29
Briefer le jury et les intervenants
2 personnes
- 30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 31
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 33
Préparer la présentation d’ouverture
- 34
Animer les tours de pitch
3 personnes
- 35
Veiller au respect du temps et des présentations
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 38
Recueillir le résultat du jury
2 personnes
- 39
Animer le cocktail networking
3 personnes
- 40
Annonce des gagnants
2 personnes
- 41
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 42
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 43
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 46
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 47
Emballer le matériel
2 personnes
- 48
Retourner le matériel
2 personnes
- 49
Envoyer les messages de remerciement
- 50
Archiver les présentations de pitch
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 10
- Table d'inscription
- Table du jury
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Cliqueur de présentation
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafesqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Supports de badges nominatifsqté 80
- Numéros de tableqté 10
- Urne de vote
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : indique la durée du pitch, celle des questions et le temps de transition entre deux candidats. Garde une marge de 5 minutes toutes les 3 ou 4 présentations pour absorber les retards.
- Prépare le jury au moins 7 jours avant l’événement. Envoie les critères d’évaluation, les feuilles de score et le déroulé afin que les notes soient comparables dès le premier pitch.
- Demande les présentations finales 48 heures à l’avance et vérifie chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé le jour même. Teste notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, le cliqueur et les vidéos intégrées.
- Confirme les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant le pitch. Ce délai te laisse le temps d’ajuster le catering, les badges, les chaises et la disposition des tables.
- Bloque au moins 90 minutes pour l’installation sur place. Libère la scène, installe l’écran et le vidéoprojecteur, puis fais un test avec le microphone, les haut-parleurs et la présentation avant l’arrivée du jury.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour un pitch de startup ?
- Prévois généralement 5 à 10 minutes de présentation, puis 5 minutes de questions par candidat. Ajoute 2 à 3 minutes de transition entre les passages et une marge de 15 % dans le programme.
- Quand envoyer le briefing au jury ?
- Envoie le briefing au moins 7 jours avant l’événement, avec les critères d’évaluation, le déroulé et les feuilles de score. Demande aux membres du jury de confirmer leur présence sous 48 heures.
- Quand récupérer les présentations des startups ?
- Demande une version finale 48 heures avant le pitch. Garde ensuite une copie sur l’ordinateur de présentation et une seconde copie sur une clé USB ou dans un espace partagé.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle de pitch ?
- Compte 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la scène, l’écran et le matériel audio-visuel. Ajoute 30 minutes si le lieu ou le matériel technique n’a pas été testé auparavant.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !