Cómo organizar un pitch de startup sin perder el control

Un pitch de startup necesita una estructura clara, no solo buenas presentaciones. Empieza definiendo el formato, la duración y los criterios de evaluación; después organiza el jurado, las inscripciones y el orden de intervención. En la última semana debes cerrar el programa, revisar cada presentación y probar todo el equipo técnico. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para preparar la sala, la mesa del jurado, el registro y las conexiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato del pitch
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Invitar a los miembros del jurado
4
Redactar los criterios de evaluación
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Procesar las inscripciones del pitch
2 personas
8
Confirmar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Pedir el catering
11
Definir el orden de las presentaciones
2 personas
12
Desarrollar el programa
2 personas
13
Recopilar las presentaciones de pitch
2 personas
14
Revisar las presentaciones
2 personas
15
Reservar material técnico
16
Enviar briefing al jurado
17
Imprimir el programa y las acreditaciones
2 personas
18
Imprimir formularios de puntuación
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar el catering
2 personas
21
Preparar los materiales de presentación
2 personas

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Despejar el espacio del escenario
2 personas
25
Instalar las presentaciones
2 personas
26
Probar micrófonos y sonido
2 personas
27
Colocar la iluminación y la señalización
2 personas
28
Preparar café y bebidas
2 personas
29
Informar al jurado y a los ponentes
2 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Registrar a los visitantes
3 personas
32
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
33
Realizar la presentación de inicio
34
Coordinar las rondas de pitch
3 personas
35
Controlar el tiempo y las presentaciones
2 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Servir aperitivos
3 personas
38
Recopilar el veredicto del jurado
2 personas
39
Guiar el cóctel de networking
3 personas
40
Anunciar a los ganadores
2 personas
41
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

42
Apagar el equipo
2 personas
43
Recoger la vajilla
3 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Limpiar el lugar
4 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
47
Empaquetar materiales
2 personas
48
Devolver el equipo
2 personas
49
Enviar mensajes de agradecimiento
50
Archivar las presentaciones del pitch

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 10
Mesa de registro
Mesa del jurado
Mantelescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentación
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de servircant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Portanombrescant. 80
Números de mesacant. 10
Urna de votación

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el formato antes de abrir las inscripciones: fija la duración del pitch, el tiempo para preguntas y los minutos de cambio entre participantes. Si cada startup tiene 5 minutos de pitch y 3 de preguntas, calcula 10 minutos por turno para incluir transiciones.
Invita al jurado con al menos 4 semanas de antelación y envíale los criterios de evaluación 7 días antes. Así podrá detectar conflictos de interés y llegará con una forma de puntuar coherente.
Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del pitch. Confirma cada participación, recoge las preferencias dietéticas y prepara el orden de presentación antes de publicar el programa.
Revisa las presentaciones 3 días antes y pide los archivos definitivos en un formato común. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores, los micrófonos y el clic de presentación durante una sesión completa.
Calcula el montaje como un bloque independiente: reserva 90 minutos para colocar sillas y mesas, preparar la mesa de registro y la del jurado, despejar el escenario e instalar las presentaciones. Comprueba el catering al recibirlo y deja vasos, tazas y material de puntuación en su sitio antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un pitch de startup?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma al jurado durante la primera semana; deja las dos últimas semanas para inscripciones, programa, presentaciones y logística.
¿Cuánto debe durar un pitch de startup?: Un formato manejable es de 5 minutos de presentación y 3 minutos de preguntas por startup. Añade 2 minutos de transición: cada participante ocupa unos 10 minutos en el programa.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un pitch?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Necesitas ese margen para confirmar participantes, ordenar las presentaciones, revisar los archivos y enviar el programa al jurado.
¿Qué equipo técnico hace falta para un pitch de startup?: Prepara un proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, clic de presentación, micrófonos inalámbricos, altavoces, regletas y alargadores. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y guarda una copia de cada presentación en el portátil.

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