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Checkliste für eure standesamtliche Trauung

Eine standesamtliche Trauung besteht nicht nur aus dem Termin beim Standesamt. Anmeldung, Unterlagen, Gäste, Zeremonie, Feier und Lieferungen müssen aufeinander abgestimmt werden. Beginnt mit Datum und Standesamt und arbeitet euch dann Schritt für Schritt bis zur letzten Prüfung vor. Plant außerdem früh, wer am Hochzeitstag Getränke kühlt, Snacks vorbereitet und Dekoration wie Trauungshefte, Menükarten und Tischnummern aufstellt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Hochzeitsdatum festlegen

    2 Personen

  • Eheschließung beim Standesamt anmelden

    2 Personen

  • Zeugen festhalten

    2 Personen

  • Ort für die Zeremonie reservieren

  • Festlocation reservieren

  • Catering festlegen

    2 Personen

  • Fotograf festlegen

  • Musik für die Zeremonie auswählen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport für Gäste erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Zeremonieprogramm erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

    2 Personen

  • Schilder und Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Hochzeitsunterlagen prüfen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Letzte Gästeliste prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Torte abholen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Zeremoniestühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle zum Abendessen aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik für die Zeremonie testen

    2 Personen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Hochzeitshefte bereitlegen

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Gäste zur Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Standesamtliche Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Champagner ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik für die Feier bereitstellen

  • Geschenke sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Letzte Runde Getränke ausschenken

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Gästebuch und Geschenke mitnehmen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Runde TischeAnz. 8
  • Lange BuffettischeAnz. 3
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 90
  • DinnerstühleAnz. 90
  • Bar
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Geschenketisch
  • Willkommenstisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • KuchenplattenAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 11
  • ServiettenAnz. 120
  • StuhlhussenAnz. 90
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • VasenAnz. 24
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 90
  • TrauungshefteAnz. 90
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen
  • GirlandenAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 40
  • KonfettikanonenAnz. 4
  • Geschenkumschlagbox

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 6
  • HandyladegeräteAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • TablettsAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Kuchenmesser und Tortenheber

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Meldet die Eheschließung früh beim Standesamt an und prüft die benötigten Unterlagen spätestens 8 bis 12 Wochen vorher. Einzelne Dokumente können eine zusätzliche Bearbeitungszeit haben.
  • Reserviert Zeremonie und Festlocation erst, wenn Datum und Gästezahl realistisch feststehen. Für die Bestuhlung braucht ihr getrennte Plätze für die Zeremonie und das Dinner.
  • Bearbeitet Zusagen fortlaufend statt erst kurz vor der Feier. Erfasst dabei Ernährungswünsche und den Transport der Gäste und erstellt daraus spätestens 7 Tage vorher die letzte Gästeliste.
  • Plant die Ausstattung passend zu den Programmpunkten: Neben Tellern und Besteck werden für Sektempfang und Dinner auch Wasser-, Wein- und Champagnergläser sowie Servierschalen benötigt.
  • Bestätigt Lieferungen und prüft die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Snacks lassen sich teilweise schon am Morgen der Feier vorbereiten.

Häufige Fragen

Wann muss man die standesamtliche Trauung anmelden?
Das hängt vom zuständigen Standesamt ab, deshalb solltest du den Termin möglichst früh anfragen. Klärt die Anmeldung und alle Unterlagen idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem gewünschten Termin.
Wie viele Gäste darf man zur standesamtlichen Trauung mitnehmen?
Die zulässige Zahl legt das Standesamt fest und sie kann je nach Trauzimmer unterschiedlich sein. Fragt spätestens bei der Anmeldung nach und plant die Sitzplätze erst danach; für die Feier außerhalb des Standesamts könnt ihr separat kalkulieren.
Wann verschickt man Einladungen zur standesamtlichen Trauung?
Verschickt die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor der Trauung, bei vielen auswärtigen Gästen eher früher. Setzt die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit Catering, Tischordnung und Transport rechtzeitig feststehen.
Was muss man am Tag vor der standesamtlichen Trauung vorbereiten?
Prüft am Vortag die Unterlagen, Lieferungen, letzte Gästeliste und Einkaufsliste. Kühlt die Getränke, stellt Dekoration und Beschilderung bereit und legt fest, wer am Hochzeitstag Snacks, Tische und die Zeremonieausstattung übernimmt.

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