Checklist para organizar tu boda civil sin olvidar nada

Organizar una boda civil requiere coordinar los trámites del ayuntamiento con el lugar de la ceremonia, la celebración y los proveedores. Empieza por fijar la fecha y comprobar qué documentos y testigos necesitas; después reserva los espacios y confirma catering, música y fotógrafo. La lista de invitados condiciona las mesas, las sillas, el transporte y la cantidad de menaje. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a llegar a la última semana con las entregas, las bebidas y la ceremonia ya revisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la boda
2 personas
Registrar el matrimonio en el ayuntamiento
2 personas
Registrar testigos
2 personas
Reservar lugar para la ceremonia
Reservar el lugar de la fiesta
Confirmar catering
2 personas
Contratar fotógrafo
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar el transporte para los invitados
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
Crear la lista de reproducción musical
2 personas
Hacer carteles y menús
2 personas
Comprobar los documentos matrimoniales
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar la lista final de invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger la tarta
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas para la cena
3 personas
Colocar el mantel
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar el libro de firmas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la música de la ceremonia
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Reponer los baños
Montar aperitivos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la barra
2 personas
Preparar los libritos de boda
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
Guiar la ceremonia civil
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir champán
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Encargarse de la música durante la fiesta
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
Servir bebidas en la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar el libro de firmas y los regalos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 8
Mesas largas de bufécant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 90
Sillas para la cenacant. 90
Bar
Percheroscant. 2
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Decoración

Mantelescant. 11
Servilletascant. 120
Fundas para sillascant. 90
Arreglos floralescant. 12
Jarroncitoscant. 24
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 8
Cartas del menúcant. 90
Libros de bodacant. 90
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Globoscant. 100
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Velas LEDcant. 40
Cañones de confeticant. 4
Caja para sobres de regalo

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Cuchillo y pala para tarta

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 3
Cepillos para fregarcant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Farolescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Comprueba los documentos matrimoniales y los requisitos del ayuntamiento al menos 8 semanas antes. Confirma también los datos de los testigos, porque un trámite incompleto puede retrasar el registro.
Cierra la lista de invitados antes de encargar la distribución de mesas y el catering. Pide las preferencias dietéticas con un mínimo de 14 días de margen y entrega al proveedor el número final por escrito.
Calcula el menaje según los invitados confirmados y el servicio previsto: platos de cena y postre, cubiertos, vasos de agua, copas de vino y copas de champán. Añade un margen del 10 % para roturas o cambios de última hora.
Prepara por separado la mesa de bienvenida, la mesa de regalos y el libro de visitas. Deja juntos el cartel, los bolígrafos, los números de mesa y las cartas del menú para que la decoración pueda montarse sin buscar materiales.
En las 24 horas anteriores, confirma las entregas, enfría las bebidas y prepara los aperitivos. Revisa la lista final de invitados, la compra, el programa de la ceremonia y la lista de reproducción antes de que lleguen los primeros invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una boda civil?: Empieza entre 4 y 6 meses antes para poder fijar la fecha, registrar el matrimonio, reservar los espacios y contratar proveedores. Deja las confirmaciones finales, la compra y la preparación de bebidas para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda civil?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la ceremonia. Pide la confirmación de asistencia unas 3 semanas antes para cerrar el catering, el transporte y la disposición de las mesas.
¿Cuánto menaje necesito para una boda civil?: Calcula una unidad por invitado de cada pieza que se use una sola vez y añade un 10 % de reserva. Para una comida con postre y brindis, cuenta platos de cena y postre, cubiertos, vasos de agua, copas de vino y copas de champán.
¿Qué hay que revisar el día antes de una boda civil?: Confirma las entregas, comprueba los documentos y la lista final de invitados, enfría las bebidas y prepara los aperitivos. Reserva también entre 60 y 90 minutos para revisar el montaje, la música, el programa y los carteles.

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