Die Einkaufsliste für dein Stadtfestival

Bei einem Stadtfestival brauchst du mehr als Getränke und Essen: Besucher bewegen sich zwischen Bühne, Sitzplätzen, Buffet und Infoständen. Plane Geschirr, Kühlung, Möbel, Dekoration und Tontechnik passend zur erwarteten Besucherzahl. Wiederverwendbare Trinkgläser, zusätzliche Servierutensilien und Wegweiser werden häufig zu spät eingeplant. Diese Liste hilft dir, die benötigten Dinge rechtzeitig zu prüfen, einzukaufen, zu sortieren und zum Veranstaltungsort zu bringen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
AufstellerAnz. 6
Wegweiser-PfeileAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 60

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LampenstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
KüchenschürzenAnz. 8
HandtücherAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

GetränkespenderAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6
VorratskistenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
KassierboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
SpeisekartenAnz. 12
PreisschildständerAnz. 12
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 10 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Limonade - 12 Liter
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kästen
- Pilsener - 8 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Gurken - 10 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Karotten - 5 Kilo
- Paprika - 24 Stück
- Rucola - 12 Beutel
- Gemischter Salat - 10 Köpfe
- Zwiebeln - 3 Kilo
- Knoblauch - 6 Knollen
- Zitronen - 20 Stück
- Kartoffelwürfel - 10 Kilo
- Brötchen - 180 Stück
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Wraps - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 6 Kilo
- Reifer Käse - 4 kilo
- Gekochter Schinken - 4 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 4 kilo
- Falafel - 5 Kilo
- Hähnchenspieße - 8 Kilo
- Vegetarische Burger - 80 Stück
- Hamburger - 100 Stück
- Hotdogs - 100 Stück
- Hotdogbrötchen - 100 Stück
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Ketchup - 5 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Barbecuesauce - 3 Flaschen
- Erdnusssauce - 4 Gläser
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Sonnenblumenöl - 5 Liter
- Salz - 2 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Chiliflocken - 2 Gläser
- Currypulver - 2 Dosen
- Essig - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salz-Nüsse - 6 Tüten
- Oliven - 8 Gläser
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Gemischte Nüsse - 5 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Cracker - 12 Packungen
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Eiswürfel - 40 Kilo
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 8 Flacons
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Klarspüler - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Einweghandschuhe - 8 Kartons
- Müllsäcke - 120 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Pflaster - 4 Schachteln
- Desinfektionstücher - 4 Packungen

Tipps

Plane bei den Trinkgläsern mindestens 2 bis 3 Stück pro erwarteter Person ein, wenn keine Spülmöglichkeit vor Ort vorhanden ist. Für Kaffee, Teller und Besteck rechnest du mit je 1,5 Einheiten pro Person.
Kühlboxen und Kühlprodukte solltest du spätestens am Vortag zusammenstellen. Lass pro Kühlbox etwas Platz für Kühlakkus und sortiere Getränke getrennt von Lebensmitteln.
Bestelle oder reserviere Partyzelte, Biertische, Klapptische und Klappstühle mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe zusätzlich, ob Transportwagen und ausreichend Platz für die Anlieferung vorhanden sind.
Teste aktive Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecherständer spätestens am Tag vor dem Festival. Lade alle Geräte vollständig auf und lege Verlängerungen sowie Ersatzbatterien zu den Technikmaterialien.
Drucke Lagepläne, Wegweiser-Pfeile, Namensschilder und Tischschilder mindestens einen Tag vorher. Nimm etwa 10 Prozent zusätzliche Schilder und Badgehalter für Nachmeldungen und beschädigte Exemplare mit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Stadtfestival?: Du brauchst unter anderem Zelte, Tische, Stühle, Kühlboxen, wiederverwendbare Trinkgläser, Teller, Besteck, Servierutensilien, Dekoration und Tontechnik. Plane die Mengen anhand der erwarteten Besucherzahl und rechne bei Einweg- oder Umlaufmaterial mit etwa 10 bis 20 Prozent Reserve.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Stadtfestival?: Rechne pro erwarteter Person mit etwa 1,5 Tellern, 1,5 Sets aus Gabel, Messer und Löffel sowie 2 bis 3 Trinkgläsern. Bei einem Festival ohne Spülmöglichkeit ist die höhere Glasmenge sinnvoll, weil Gläser an verschiedenen Stationen stehen bleiben.
Wann sollte ich die Sachen für ein Stadtfestival einkaufen?: Nicht verderbliche Materialien wie Dekoration, Geschirr und Schilder solltest du 1 bis 2 Wochen vorher besorgen. Kühlprodukte kaufst du am Vortag oder am Veranstaltungstag und lagerst sie erst kurz vor dem Aufbau gekühlt ein.
Wie viele Tische und Stühle brauche ich für ein Stadtfestival?: Plane für etwa 30 bis 50 Prozent der gleichzeitig anwesenden Besucher einen Sitzplatz, sofern das Festival überwiegend im Stehen stattfindet. Für Buffet, Ausgabe und Informationen kommen zusätzlich mindestens 2 bis 3 Tische je Bereich hinzu.

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