LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Sprachcafé organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sprachcafé braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum, Kaffee und Gesprächskarten. Kläre zuerst Termin, Raum und Anmeldungen, damit du Sprachniveaus und Ernährungswünsche einplanen kannst. In den letzten Tagen bereitest du Programm, Sprachspiele, Arbeitsblätter und Beschilderung vor. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Raumaufbau, gut erkennbare Sprachtische und getestete Technik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprachniveaus erfassen

  • Freiwillige einplanen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Gesprächsthemen wählen

    2 Personen

  • Sprachspiele auswählen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegbeschreibung teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprachtische einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Teilnehmer an Tischen einteilen

    3 Personen

  • Gesprächsrunde moderieren

    6 Personen

  • Sprachspiel betreuen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Neue Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Pausenaktivität betreuen

    4 Personen

  • Gesprächskarten austeilen

    2 Personen

  • Freies Gespräch moderieren

    6 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • TischdeckeAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • TeegläserAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • TischschilderAnz. 10
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • Pinnwand
  • StiftehalterAnz. 10

Catering

  • WasserkannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2
  • TablettsAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige Datum, Uhrzeit, Zugang und Aufräumregeln schriftlich. Prüfe außerdem, ab wann du den Raum öffnen kannst.
  • Öffne die Anmeldung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Sprachcafé. Frage dabei gleichzeitig nach Sprachniveau und Ernährungswünschen, statt diese Angaben später einzeln nachzufassen.
  • Plane pro Sprachtisch mindestens eine moderierende Person ein und lege für jede Gesprächsrunde ein Thema oder Sprachspiel bereit. So entstehen auch bei unterschiedlichen Niveaus keine langen Pausen.
  • Baue den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn auf: Tische und Stühle stellen, Tischschilder anbringen, Namensschilder auslegen und Wegweiser vom Eingang bis zu den Sprachtischen aufstellen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks erst danach bereit, damit Technik und Lebensmittel nicht im Weg stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sprachcafé organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Terminbestätigung. Öffne die Anmeldung anschließend 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit du die Gruppeneinteilung planen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Sprachcafé?
Plane mindestens eine freiwillige Person pro Sprachtisch ein und zusätzlich eine Person für Empfang und Getränke. Bei vier Sprachtischen brauchst du daher mindestens fünf Helfer, besser sechs bei wechselnden Aufgaben.
Wann sollte man den Raum für ein Sprachcafé aufbauen?
Plane mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Tische, Stühle, Tischschilder, Namensschilder und Wegweiser sollten vor dem Einlass stehen; die Technik testest du ebenfalls vor Beginn.
Wie viel Kaffee und Tee braucht man für ein Sprachcafé?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Bei einem zweistündigen Sprachcafé solltest du zusätzlich Nachschub für ungefähr 1 Getränk pro Person einplanen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!