Checklist para organizar un café lingüístico
Un café lingüístico necesita algo más que mesas, café y personas con ganas de conversar. Hay que distribuir a los participantes por niveles, preparar una dinámica clara y dejar listas las mesas de idiomas antes de abrir. Esta checklist reúne el trabajo en el orden práctico: reserva y convocatoria, inscripciones, programa, materiales, compras y montaje. También señala los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las indicaciones para llegar o la prueba del proyector y el altavoz.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Confirmar la fecha y los horarios
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar niveles de idioma
Programar voluntarios
Elaborar el programa
2 personas
Elegir temas de conversación
2 personas
Seleccionar juegos de palabras
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Preparar acreditaciones
Compartir las indicaciones
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar mesas de idiomas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de información
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Asignar a los participantes a las mesas
3 personas
Guiar la ronda de conversación
6 personas
Guiar el juego de lenguaje
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Registrar a los nuevos participantes
2 personas
Coordinar la actividad del descanso
4 personas
Repartir las tarjetas de conversación
2 personas
Moderar el debate abierto
6 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mantelcant. 10
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos de técant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cuencos de serviciocant. 10
- Cucharones de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
Decoración
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Carteles de mesacant. 10
- Señales de orientacióncant. 6
- Tablón de anuncios
- Portalápicescant. 10
Catering
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejascant. 6
- Cestas de pancant. 6
- Acumuladores de fríocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el espacio antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 3 horas para el montaje si tienes que colocar mesas, sillas, carteles de mesa y señales de orientación.
- Pregunta por el nivel de idioma y las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del encuentro. Usa esos datos para formar las mesas y calcular aperitivos, tazas, vasos y platos.
- Prepara el programa, los temas de conversación, los juegos de palabras y las hojas de trabajo como mínimo 3 días antes. Así todavía puedes corregir una actividad que resulte demasiado difícil para un nivel.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables alargadores, regletas y altavoz portátil. Comprueba también que el espacio tenga suficientes enchufes y que los cables no crucen las zonas de paso.
- Monta primero las mesas de idiomas y coloca las acreditaciones, los carteles y el tablón de anuncios antes de preparar el café y el té. Deja una zona visible para las indicaciones y otra para los aperitivos, evitando colas en la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un café lingüístico?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, confirmar horarios y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y el programa al menos 3 días antes, cuando ya conozcas los niveles y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un café lingüístico?
- Ábrelas en cuanto estén confirmados el espacio, la fecha y el horario, normalmente 2 o 3 semanas antes. Mantén el registro abierto hasta 3 días antes para poder preparar las mesas por idioma y ajustar la compra.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un café lingüístico?
- Calcula entre 2 y 3 horas para colocar mesas, sillas, manteles, acreditaciones, carteles, materiales y equipo técnico. Si el espacio es nuevo o hay que montar muchas mesas de idiomas, añade 30 minutos de margen.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar un café lingüístico?
- Lo que más se retrasa son las indicaciones para llegar, la recogida de preferencias dietéticas y la prueba del proyector y el altavoz. Comprueba esos tres puntos 24 horas antes y deja preparados también los utensilios para servir café, té, agua y aperitivos.
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