Sponsor-Schwimmaktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sponsor-Schwimmaktion braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Schwimmort, Strecke und Genehmigungen, danach Sponsoren, Anmeldung und Sicherheitsplan. Plane Aufsicht, Erste Hilfe und Helfer nicht erst für die letzte Woche. Auch Startnummern, Badekappen, Rettungsmittel, Beschilderung und Durchsagen müssen am Veranstaltungstag sofort auffindbar sein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Ausgabe der Teilnehmerinformationen und hilft dir, typische Versäumnisse rechtzeitig abzufangen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Schwimmort reservieren
Schwimmstrecke festlegen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Aufsichtspersonen reservieren
Start- und Endzeiten bestätigen
Sponsorbedingungen festlegen
2 Personen
Sponsorformulare erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Schulen und Vereine ansprechen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Werbepublikationen aufstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Aufsichtsplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt bestätigen
Musik und Durchsagen organisieren
Fotograf informieren
Startnummern entwerfen
2 Personen
Sponsorenschilder gestalten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Sponsorenbeiträge prüfen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Location inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Sponsorenschilder aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
Umkleidebereiche ausweisen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Schwimmausflug starten
3 Personen
Schwimmer begleiten
6 Personen
Runden und Zeiten erfassen
3 Personen
Aufsicht an der Schwimmroute halten
5 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Fotos machen
Sponsoren empfangen
2 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Ergebnis bekanntgeben
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Anlage ausschalten
Schwimmmaterialien sammeln
4 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Einnahmen abrechnen
2 Personen
Sponsorendankesbriefe versenden
2 Personen
Teilnehmerfotos teilen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmende bei Fragen zurückrufen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
AnmeldetischAnz. 2
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
BadekappenAnz. 150
RettungsringeAnz. 4
RettungsleinenAnz. 4
SchwimmlinienAnz. 6
KegelAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
ZähltafelnAnz. 6
HandtücherAnz. 20

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

SponsorenschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
BannerAnz. 4
FahnenAnz. 12
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 160
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
SpülwannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SchwimmwestenAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
Papier-TeilnehmerlistenAnz. 20
SponsorformulareAnz. 180
NamensaufkleberAnz. 200
KassenboxenAnz. 2
Bargeld-Wechselgeld

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
A4-InfotafelnAnz. 12

Tipps

Reserviere den Schwimmort und lege die Strecke früh fest. Kläre mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, welche Bahnen, Start- und Endzeiten sowie Genehmigungen benötigt werden.
Lege Sponsorbedingungen schriftlich fest, bevor du Formulare veröffentlichst. Definiere dabei Beitrag, Abrechnung, Nachweis der geschwommenen Strecke und die Frist für die Rückmeldung.
Plane Sicherheit mit festen Namen statt nur mit einer allgemeinen Helferliste. Teile Aufsichtspersonen, Erste-Hilfe-Kontakt und Funkkommunikation spätestens 7 Tage vorher in einen konkreten Aufsichtsplan ein.
Schließe die Anmeldung nicht mit der letzten Werbeaktion ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste fortlaufend, erfasse Ernährungswünsche und sende Startzeiten, Treffpunkt, Strecke und benötigte Hinweise mindestens 3 Tage vorher.
Prüfe am Vortag die gesamte Ausgabe- und Beschilderungsstrecke. Startnummern, Armbänder, Badekappen, Rettungsringe, Rettungsleinen, Schwimmlinien, Stoppuhren und Wegweiser sollten nach Einsatzort sortiert bereitliegen; Akkus, Powerbanks und Verlängerungskabel gehören ebenfalls in diese Kontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Sponsor-Schwimmaktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Schwimmort, Strecke, Genehmigungen, Sponsoren und Sicherheitsbesetzung noch ohne Zeitdruck klären.
Wie viele Aufsichtspersonen braucht eine Sponsor-Schwimmaktion?: Das hängt von Becken, Strecke und örtlichen Vorgaben ab; eine pauschale Zahl wäre unsicher. Lege die benötigte Besetzung mit dem Schwimmort fest und bestätige alle Namen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Wann sollten die Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Versende sie mindestens 3 Tage vor der Aktion, bei vielen Teilnehmern besser 7 Tage vorher. Nenne Treffpunkt, Start- und Endzeit, Strecke, Anmeldung vor Ort sowie alle sponsorbezogenen Hinweise.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst bereitliegen?: Richte zuerst Anmeldetisch, Teilnehmerliste, Startnummern, Armbänder und Badekappen ein. Danach prüfst du Rettungsmittel, Funkmikrofone, Soundsystem, Wegweiser und die Erreichbarkeit des Erste-Hilfe-Kontakts, bevor die Teilnehmer eintreffen.

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