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Spieleabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spieleabend steht und fällt mit einer guten Auswahl, klaren Regeln und genügend Platz an den Spieltischen. Plane die Anmeldung, Ernährungswünsche und das Spielprogramm frühzeitig, damit du am Veranstaltungstag nicht improvisieren musst. Prüfe geliehene Spiele und Material vorab und bereite Punktelisten, Namensschilder sowie die Verpflegung rechtzeitig vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Empfang und die Betreuung der Spieltische.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Spielprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Spiele und Leihmaterial organisieren

    2 Personen

  • Spiele kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Leihmaterial abholen

    2 Personen

  • Spielregeln und Punktelisten drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Spieltische einrichten

    3 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Spielregeln und Einteilung erklären

    2 Personen

  • Spieltische betreuen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Spielrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spiele und Materialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Leihmaterial zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 48
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 20
  • KartenspieleAnz. 10
  • WürfelAnz. 20
  • SpielkartenhalterAnz. 8
  • SanduhrenAnz. 8
  • ScorekartenAnz. 8
  • StifteAnz. 50

Geschirr

  • GläserAnz. 50
  • TassenAnz. 30
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • GirlandenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 50

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. So kennst du rechtzeitig die Personenzahl und kannst Ernährungswünsche noch vor dem Einkauf berücksichtigen.
  • Plane pro Spieltisch mindestens ein Hauptspiel und eine Ausweichoption ein. Kontrolliere geliehene Spiele spätestens 2 Tage vorher auf vollständige Karten, Würfel, Spielfiguren und verständliche Regeln.
  • Bereite Regelblätter, Punktelisten und Namensschilder am Vortag vor. Lege zusätzlich Stifte und Zeitmesser an jeden Spieltisch, damit der Beginn nicht durch die Materialsuche verzögert wird.
  • Stelle Getränke, Snacks sowie Kaffee und Tee getrennt voneinander bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt gestellt werden; Tassen, Gläser, Teller und Servierbesteck gehören direkt an die jeweiligen Stationen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Erst Tische und Stühle stellen, dann Spieltische, Buffet und Infotafel einrichten und anschließend Musik, Beleuchtung sowie Verlängerungskabel testen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Spieleabend organisieren?
Beginne etwa 3 Wochen vorher mit Raumbestätigung und Einladungen. Zwei Tage vor dem Termin sollten Spielmaterial, Teilnehmerliste und Verpflegung geprüft sein.
Wie viele Spiele braucht man für einen Spieleabend?
Plane pro Spieltisch mindestens 2 passende Spiele ein: ein Hauptspiel und eine Alternative. Bei 4 Spieltischen brauchst du also mindestens 8 Optionen, damit unterschiedliche Gruppengrößen und Spielzeiten abgedeckt sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Spieleabend?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Spielmaterial, Buffet, Getränke, Infotafel und Technik. Sei spätestens 30 Minuten vor dem Einlass mit dem Aufbau fertig, damit du Besucher in Ruhe empfangen kannst.
Wie viele Getränke und Snacks braucht man pro Person?
Kalkuliere für die ersten 2 Stunden etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser. Bei Snacks helfen ungefähr 150 bis 200 Gramm pro Person; bei einem längeren Abend solltest du nach 2 Stunden nachlegen können.

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