Spendenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal und die Technik frühzeitig und bestätige beides spätestens eine Woche vor dem Spendenabend. Prüfe dabei, ob Beamer, Projektionsleinwand, Laptop und Lautsprecher zusammen funktionieren.
• Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnahme und bereite Spenderdaten sowie die gewünschte Zahlungsart mindestens 3 bis 5 Tage vorher vor.
• Sammle Präsentationen und Programmpunkte spätestens 7 Tage vorher ein. So kannst du Dateien auf dem Laptop prüfen, die Reihenfolge festlegen und fehlende Beiträge noch nachfordern.
• Plane den Aufbau mit festen Zeiten: Saal öffnen, Tische und Stühle stellen, eindecken und dekorieren. Lege Namensschilder, Programmkarten, Spendenkarten und Wegweiser vor Beginn an die vorgesehenen Plätze.
• Bereite Getränke und Buffet nicht ohne Mengen- und Ablaufplan vor. Stelle Geschirr, Besteck, Servierschalen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gemeinsam bereit, damit während des Abends nichts zusammengesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Spendenabend planen?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und dem Programm. Referenten, Lieferanten und Technik sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für einen Spendenabend verschicken?

Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Lass den Anmeldeschluss etwa 5 bis 7 Tage vor dem Abend liegen, damit du Essen, Sitzplätze und Namensschilder planen kannst.

Was muss man für die Technik eines Spendenabends prüfen?

Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Lade den Laptop und weitere Geräte vollständig auf und teste jede Präsentation in der vorgesehenen Reihenfolge.

Wann sollte der Saal für einen Spendenabend geöffnet werden?

Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Vorbereitung ein. Tische, Stühle, Tischdecken, Dekoration, Beschilderung und Buffet sollten spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein.

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