Checklist pour organiser une soirée des donateurs

Une soirée des donateurs demande plus qu’une salle et un buffet. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, les informations sur les dons, le paiement et la technique, puis préparer l’accueil jusque dans les détails. Cette checklist de 57 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement du matériel. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les informations sur les dons
Vérifier le mode de paiement
Confirmer les fournisseurs
Réserver la technique
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Faire la liste des présences
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Charger le matériel technique
Préparer le buffet
3 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer les présentations
2 personnes
Expliquer les possibilités de don
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Sécuriser les données de don
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les dons
2 personnes
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
Envoyer les reçus de dons
Archiver les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verresqté 90
Verres à vinqté 75
Tasses à caféqté 75
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Bougeoirsqté 8

Communication

Étiquettes nominativesqté 75
Cartes du programmeqté 75
Cartes de donqté 75
Panneaux de directionqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le programme avant d’envoyer les invitations : les intervenants, le format des dons et les besoins techniques en dépendent. Prévoyez aussi un délai pour confirmer leur présence.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant la soirée. Le buffet et la vaisselle pourront ainsi être ajustés au nombre réel de participants.
Préparez séparément les supports destinés aux invités : badges nominatifs, programmes, cartes de don et panneaux de direction. Imprimez-les avant le jour J et gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte avant l’arrivée des invités. Rassemblez les présentations au même endroit et chargez le matériel technique afin d’éviter une recherche de fichiers ou de câbles pendant le programme.
Installez la salle en suivant le déroulé : tables et chaises d’abord, nappes et vaisselle ensuite, puis buffet, décoration et signalétique. Gardez une personne à l’accueil pour gérer la liste des présences pendant qu’une autre vérifie la technique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée des donateurs ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la soirée, puis confirmez les inscriptions et les informations pratiques quelques jours plus tard.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations, le vidéoprojecteur et l’enceinte.
Quand confirmer le traiteur et les fournisseurs ?: Confirmez les fournisseurs 7 à 10 jours avant l’événement, une fois le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires connus. Vérifiez ensuite les horaires de livraison et le matériel attendu la veille.
Que faut-il préparer pour faciliter les dons pendant la soirée ?: Préparez les informations sur les dons, les cartes de don et le mode de paiement avant l’impression des supports. Faites un dernier contrôle 48 heures avant l’événement et désignez une personne capable de répondre aux questions des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.