Songwriting-Workshop organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Empfang
Bei einem Songwriting-Workshop müssen kreative Arbeit, Technik und ein klarer Zeitplan zusammenpassen. Beginne deshalb mit Raum, Workshopleitung und Arbeitsform, bevor du Einladungen verschickst. Plane genügend Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Bestätigung der Teilnehmenden ein. Am Veranstaltungstag zählen vor allem getestete Technik, eingerichtete Schreibplätze und ein reibungsloser Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Workshopraum reservieren
- 2
Workshopleiter festlegen
- 3
Programm und Arbeitsform festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmer bestätigen
- 8
Transportinformationen versenden
- 9
Ausrüstung und Instrumente reservieren
- 10
Informationen zu Musikrechten vorbereiten
- 11
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
- 12
Arbeitsblätter ausdrucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Arbeitsplätze zum Schreiben einrichten
2 Personen
- 20
Instrumente bereitstellen
2 Personen
- 21
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 22
Projektor und Präsentation testen
- 23
Cateringbuffet aufbauen
2 Personen
- 24
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Programm und Hausregeln erläutern
- 27
Kennenlernübung leiten
2 Personen
- 28
Songwriting-Techniken erklären
- 29
Erste Schreibsitzung betreuen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
- 32
Zweite Schreibsitzung leiten
2 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Geschirr und Buffet abräumen
2 Personen
- 35
Feedbackrunde moderieren
- 36
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 37
Liedvorstellungen begleiten
2 Personen
- 38
Abschluss und Dankeswort gestalten
Nachbereitung
- 39
Instrumente sicher einpacken
2 Personen
- 40
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 45
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 46
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- 47
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- HockerAnz. 8
- NotenständerAnz. 8
- Flipchartständer
Ausstattung
- AkustikgitarrenAnz. 5
- KeyboardAnz. 2
- Dynamische MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- DI-BoxenAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- GitarrenstimmerAnz. 4
- MetronomeAnz. 3
Schreibwaren
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 50
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 20
- MarkerAnz. 12
- WhiteboardmarkerAnz. 8
- KlebezettelAnz. 6
- NamensschilderAnz. 36
- ArbeitsblattmappenAnz. 36
Küche
- Wiederverwendbare KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 3
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Arbeitsform früh fest: Ob Einzelarbeit, Gruppenphasen oder gemeinsames Schreiben entscheidet darüber, wie viele Tische, Stühle und Instrumente du brauchst.
- Reserviere Raum und Workshopleitung nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Prüfe mindestens 2 Wochen vorher Zugang, Aufbauzeiten, Stromanschlüsse und die Aufstellung von Beamer und Leinwand.
- Plane pro teilnehmender Person einen vollständigen Schreibplatz mit Notizblock, Kugelschreiber, Bleistift, Radiergummi und Arbeitsblattmappe ein. Lege zusätzlich einige Ersatzsets bereit, damit niemand während der Übung suchen muss.
- Teste Musikanlage, Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Laptop und Projektor spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Lautstärke und die Verbindung zum Keyboard oder zu den Akustikgitarren.
- Schließe Anmeldungen und Ernährungsabfragen einige Tage vor dem Workshop ab. Kühle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig und baue Empfangstisch sowie Cateringbuffet vor dem Eintreffen der ersten Personen auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Songwriting-Workshop planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Workshopleitung und Programm. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportinformationen rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viele Schreibmaterialien braucht man pro Person?
- Plane pro Person mindestens einen Notizblock, einen Kugelschreiber, einen Bleistift, einen Radiergummi und eine Arbeitsblattmappe ein. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit fehlende oder defekte Utensilien den Ablauf nicht unterbrechen.
- Wann sollte die Technik für den Workshop getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Laptop, Beamer und Leinwand spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du noch einmal 30 bis 45 Minuten vor dem Empfang prüfen, ob alle Verbindungen und Lautstärken stimmen.
- Was wird bei einem Songwriting-Workshop häufig vergessen?
- Oft fehlen Namensschilder, Gitarrenstimmer, Metronome oder ausreichend Verlängerungskabel. Kontrolliere diese Dinge spätestens beim Aufbau und halte für jedes technische Gerät eine freie Steckdose sowie ein Ersatzkabel bereit.
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