Een songwritingworkshop organiseren: zo pak je het aan

Begin met de inhoud van de workshop en werk daarna terug naar de ruimte, deelnemers en techniek. Leg eerst de begeleider, werkvorm en tijdsindeling vast; pas dan kun je bepalen hoeveel schrijfplekken, instrumenten en apparatuur nodig zijn. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stuur vervoersinformatie samen met de bevestiging. Test vóór de start niet alleen de beamer, maar ook microfoons, luidsprekers, DI-boxen en aansluitingen. Zo houd je op de dag zelf tijd over voor ontvangst en schrijven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Workshopbegeleider vastleggen
3
Programma en werkvorm vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Vervoersinformatie versturen
9
Apparatuur en instrumenten reserveren
10
Muziekrechteninformatie klaarzetten
11
Werkbladen samenstellen
2 personen
12
Werkbladen afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Locatie en toegang controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Werkplekken voor schrijven inrichten
2 personen
20
Instrumenten klaarzetten
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Projector en presentatie testen
23
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
24
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Programma en huisregels toelichten
27
Kennismakingsoefening begeleiden
2 personen
28
Songwritingtechnieken uitleggen
29
Eerste schrijfsessie begeleiden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Tweede schrijfsessie begeleiden
2 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Servies en buffet opruimen
2 personen
35
Feedbackronde begeleiden
36
Presentaties voorbereiden
2 personen
37
Liedpresentaties begeleiden
2 personen
38
Afsluiting en bedankje verzorgen

Nazorg

39
Instrumenten veilig inpakken
2 personen
40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Apparatuur retourneren
2 personen
46
Deelnemers bedankbericht sturen
47
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Krukkenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 8
Flipoverstandaard

Apparatuur

Akoestische gitarenaantal 5
Keyboardaantal 2
Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
DI-boxenaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gitaarstemmersaantal 4
Metronomenaantal 3

Stationery

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 8
Kleefbriefjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 36
Werkbladenmappenaantal 36

Keuken

Herbruikbare koffiemokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de schrijfopdrachten vóór je de ruimte inricht. Voor een groep die afwisselend individueel en in duo’s werkt, heb je per deelnemer een eigen schrijfplek nodig en daarnaast ruimte voor instrumenten en muziekstandaards.
Regel apparatuur minstens 1 week vooraf en maak één aansluitplan. Test laptop, beamer, microfoons, mengtafel, luidsprekers, DI-boxen en verlengkabels samen; losse onderdelen werken niet vanzelf als één set.
Maak de deelnemersmap uiterlijk 3 dagen voor de workshop compleet. Leg werkbladen, notitieblokken, balpennen, potloden, gummen, kleefbriefjes en naamkaartjes per deelnemer klaar, plus extra schrijfmateriaal voor ongeveer 10% van de groep.
Plan de catering aan de hand van de aanmeldingen, niet op gevoel. Verzamel dieetwensen bij de inschrijving, koel dranken vooraf en zet herbruikbare koffiemokken en glazen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw en controle. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de schrijfplekken in, stem gitaren en test de presentatie; houd vervolgens tijd over om de toegang en ontvangsttafel te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een songwritingworkshop?: Reken voor een volledige workshop op 3 tot 4 uur, exclusief ontvangst en pauzes. Plan daarnaast minimaal 90 minuten opbouwtijd en 30 minuten voor afronding en opruimen.
Hoeveel deelnemers passen in een songwritingworkshop?: Voor persoonlijke feedback werkt een groep van 8 tot 16 deelnemers meestal goed. Boven 16 deelnemers heb je extra begeleiding of kleinere subgroepen nodig, plus voldoende instrumenten en schrijfplekken.
Wanneer moet je een songwritingworkshop organiseren en uitnodigingen versturen?: Leg de ruimte, begeleider en werkvorm bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je dieetwensen en vervoersinformatie op tijd kunt verzamelen.
Welke apparatuur heb je nodig voor een songwritingworkshop?: Voor een workshop met live demonstraties heb je minimaal 1 laptop, 1 beamer met scherm, microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, een mengtafel en passende DI-boxen nodig. Test alle aansluitingen minstens 1 dag vooraf en houd verlengkabels en stekkerdozen achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.