Songwriting-Workshop organisieren: die Checkliste
Ein Songwriting-Workshop braucht mehr als einen reservierten Raum und ein paar Instrumente. Du musst Arbeitsplätze, Technik, Schreibmaterial, Verpflegung und den Ablauf so vorbereiten, dass die Gruppe sofort loslegen kann. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Teilnehmenden. Besonders leicht vergessen werden Musikrechte, Transportinformationen, Ernährungswünsche und ein Techniktest vor Beginn.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopraum reservieren
Workshopleiter festlegen
Programm und Arbeitsform festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
Transportinformationen versenden
Ausrüstung und Instrumente reservieren
Informationen zu Musikrechten vorbereiten
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Catering vorbereiten
3 Personen
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsplätze zum Schreiben einrichten
2 Personen
Instrumente bereitstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Projektor und Präsentation testen
Cateringbuffet aufbauen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Kennenlernübung leiten
2 Personen
Songwriting-Techniken erklären
Erste Schreibsitzung betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Zweite Schreibsitzung leiten
2 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Geschirr und Buffet abräumen
2 Personen
Feedbackrunde moderieren
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Liedvorstellungen begleiten
2 Personen
Abschluss und Dankeswort gestalten
Nachbereitung
Instrumente sicher einpacken
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- HockerAnz. 8
- NotenständerAnz. 8
- Flipchartständer
Ausstattung
- AkustikgitarrenAnz. 5
- KeyboardAnz. 2
- Dynamische MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- DI-BoxenAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- GitarrenstimmerAnz. 4
- MetronomeAnz. 3
Schreibwaren
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 50
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 20
- MarkerAnz. 12
- WhiteboardmarkerAnz. 8
- KlebezettelAnz. 6
- NamensschilderAnz. 36
- ArbeitsblattmappenAnz. 36
Küche
- Wiederverwendbare KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 3
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Arbeitsform spätestens 3–4 Wochen vorher fest. So kannst du Einladungen, Arbeitsblätter und die benötigte Ausstattung passend zur Gruppengröße vorbereiten.
- Bestätige die Teilnehmenden erst, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Verschicke Transportinformationen spätestens 5–7 Tage vor dem Workshop.
- Plane pro Person einen eigenen Schreibplatz mit Notizblock, Kugelschreiber und Bleistift ein. Bereite Namensschilder und Arbeitsblattmappen am Vortag vor, statt sie beim Empfang zu sortieren.
- Teste Musikanlage, Mischpult, DI-Boxen, Projektor und Präsentation mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Mikrofonständer und die Verbindung zum Laptop.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle das Cateringbuffet vor dem Eintreffen der Gruppe auf. Rechne für das erste Workshop-Stündchen mit etwa 2–3 Getränken pro Person und kläre Sonderkost vor dem Einkauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Songwriting-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4–6 Wochen vorher mit Raum, Workshopleitung und Programm. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Was brauche ich für einen Songwriting-Workshop?
- Du brauchst unter anderem Schreibmaterial und Arbeitsblätter sowie passende Instrumente und Technik. Plane zusätzlich mindestens 1 Schreibplatz pro Person, ausreichend Sitzgelegenheiten und einen getesteten Projektor samt Musikanlage ein.
- Wann sollte die Technik beim Songwriting-Workshop aufgebaut werden?
- Baue Instrumente, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Projektor mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Starte den vollständigen Ton- und Präsentationstest spätestens 30 Minuten vor dem Empfang der Teilnehmenden.
- Wie viel Getränke brauche ich für einen Songwriting-Workshop?
- Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2–3 Getränken pro Person rechnen. Kühle sie am Vortag oder spätestens 2 Stunden vor Beginn und stelle wiederverwendbare Kaffeetassen und Gläser am Cateringbereich bereit.
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