Songwritingworkshop organiseren: checklist en planning

Een songwritingworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een paar gitaren. Leg eerst de begeleider, werkvorm en groepsgrootte vast; daarna regel je deelnemers, apparatuur, werkbladen en catering. Plan op de dag zelf tijd voor het testen van microfoons, mengtafel, beamer en instrumenten. Deze checklist helpt je de workshop stap voor stap voor te bereiden, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment opvallen, zoals toegang tot de locatie, dieetwensen en muziekrechteninformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Programma en werkvorm vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Vervoersinformatie versturen
Apparatuur en instrumenten reserveren
Muziekrechteninformatie klaarzetten
Werkbladen samenstellen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken voor schrijven inrichten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Projector en presentatie testen
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en huisregels toelichten
Kennismakingsoefening begeleiden
2 personen
Songwritingtechnieken uitleggen
Eerste schrijfsessie begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede schrijfsessie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Servies en buffet opruimen
2 personen
Feedbackronde begeleiden
Presentaties voorbereiden
2 personen
Liedpresentaties begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Krukkenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 8
Flipoverstandaard

Apparatuur

Akoestische gitarenaantal 5
Keyboardaantal 2
Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
DI-boxenaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gitaarstemmersaantal 4
Metronomenaantal 3

Stationery

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 8
Kleefbriefjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 36
Werkbladenmappenaantal 36

Keuken

Herbruikbare koffiemokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de workshopruimte minstens 4 tot 6 weken vooraf en controleer meteen of er voldoende tafels, stoelen en schrijfplekken zijn voor het verwachte aantal deelnemers.
Leg de werkvorm en het programma uiterlijk 2 weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel werkbladen, naamkaartjes, instrumenten en microfoons nodig zijn.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de workshop. Gebruik die lijst ook voor bevestigingen en vervoersinformatie.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengtafel en microfoons minimaal 1 dag vooraf. Neem bovendien voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee voor alle werkplekken.
Zet instrumenten, werkbladen, notitieblokken en naamkaartjes minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Koel dranken op tijd en bouw het cateringbuffet pas op nadat de apparatuur is getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een songwritingworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte en workshopbegeleider. Rond programma, deelnemers en apparatuur uiterlijk 2 weken vooraf af; controleer de locatie en techniek nog 1 dag van tevoren.
Hoeveel deelnemers passen in een songwritingworkshop?: Dat hangt af van de ruimte en het aantal werkplekken, maar plan per deelnemer een stoel, schrijfplek en voldoende bewegingsruimte. Controleer daarnaast of instrumenten, microfoons en werkbladen voor de volledige groep beschikbaar zijn.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een songwritingworkshop?: Reken minimaal op instrumenten zoals akoestische gitaren en een keyboard, plus microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, een mengtafel en DI-boxen. Voor presentatie of instructie heb je ook een laptop, beamer en projectiescherm nodig.
Wanneer moet ik de deelnemers van een songwritingworkshop bevestigen?: Verstuur de definitieve bevestiging 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de locatie, toegang, vervoersinformatie, starttijd en eventuele informatie over wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.