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Sommerhochzeit organisieren: die komplette Checkliste

Eine Sommerhochzeit braucht mehr als schöne Dekoration und gutes Wetter. Gäste, Einladungen, Menü, Getränke, Sitzordnung und der Aufbau müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Plane früh, was von Lieferanten oder Reservierungen abhängt, und erledige verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Fest. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Aufstellen der Zeremoniestühle und dem letzten Kühlschrank-Check.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Reden sammeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Haltbare Produkte sortieren

    2 Personen

  • Kühlschränke befüllen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Saucen vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Dekoration auspacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zeremoniestühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Zeremoniebogen dekorieren

    2 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Letzte Standortkontrolle

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Gäste zur Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste zum Abendessen begleiten

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Allergenfreie Mahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    4 Personen

  • Rede moderieren

  • Hochzeitstorte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche eröffnen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abhängen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Geschenketisch leerräumen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Buffet-TischAnz. 3
  • EsstischAnz. 10
  • CocktailtischAnz. 4
  • StuhlAnz. 90
  • ZeremonienstuhlAnz. 90
  • TischdeckeAnz. 14
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • SpeisetellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetasseAnz. 90
  • WasserglasAnz. 120
  • WeinglasAnz. 120
  • ChampagnerglasAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Besteck für das AbendessenAnz. 100
  • KuchengabelAnz. 100
  • SchöpfkelleAnz. 12

Küche

  • SchneidebrettAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierplatteAnz. 12
  • ServierzangeAnz. 8
  • MischschüsselAnz. 6
  • BackblechAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermoskanneAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxAnz. 6
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterketteAnz. 8
  • LED-LaterneAnz. 12

Dekoration

  • Zeremonienbogen
  • BlumengesteckAnz. 14
  • VaseAnz. 14
  • TischläuferAnz. 10
  • NamensschildAnz. 90
  • SpeisekarteAnz. 20
  • Willkommensschild
  • Geschenketisch-Schild
  • BallonsAnz. 60
  • KonfettiboxAnz. 6
  • Ringkissen
  • Tortentopper
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • TischnummernAnz. 10

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmoppAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erfasse Zu- und Absagen spätestens vier Wochen vor der Hochzeit und notiere Ernährungswünsche direkt daneben. So kannst du Menü, Portionsmengen und Sitzordnung zuverlässig planen.
  • Bestätige Lieferungen und Reservierungen etwa zwei Wochen vorher noch einmal. Gerade Festzelt, Mobiliar und Geschirr lassen sich kurzfristig oft nicht gleichwertig ersetzen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege für Hitze oder Regen einen konkreten Plan fest. Bei einer Feier im Zelt sollten Wege, Sitzplätze und Buffet auch bei nassem Boden funktionieren.
  • Kaufe haltbare Produkte zuerst und sortiere sie getrennt von frischen Lebensmitteln. Getränke kannst du nach dem Abholen sofort in Kühlboxen und Kühlschränke verteilen; rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person.
  • Bereite Gemüse, Desserts und Saucen am Vortag vor, soweit es das Rezept erlaubt. Am Hochzeitstag bleiben dann vor allem Kühlung, Buffet, Tischdecken, Geschirr sowie das Aufstellen von Tischen, Stühlen und Zeremoniestühlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sommerhochzeit planen?
Beginne idealerweise sechs bis zwölf Monate vorher mit Gästeliste, Termin und Reservierungen. Einladungen sollten etwa acht bis zwölf Wochen vor der Hochzeit verschickt werden, damit du die Sitzordnung und Mengen rechtzeitig planen kannst.
Wann verschickt man Einladungen zur Sommerhochzeit?
Verschicke die Einladungen ungefähr zwei bis drei Monate vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens vier Wochen vorher und frage dabei auch Ernährungswünsche ab.
Wie viele Getränke braucht man für eine Sommerhochzeit?
Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach etwa einem Getränk pro Stunde. Bei Hitze sollte Wasser jederzeit verfügbar sein; kühle Getränke und Champagner müssen vor dem Empfang ausreichend gekühlt werden.
Was muss man am Tag vor der Sommerhochzeit erledigen?
Bereite am Vortag haltbare Speisen, Gemüse, Desserts und Saucen vor und fülle die Kühlschränke mit den bereits gekühlten Getränken. Kontrolliere außerdem Geschirr, Gläser, Besteck und Dekoration, damit am Hochzeitstag nur noch Aufbau und frische Handgriffe bleiben.

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