Checklist para organizar una boda de verano

Una boda de verano necesita más que una lista de invitados y un menú. Hay que cerrar las confirmaciones, coordinar entregas, preparar la ceremonia y dejar lista la comida sin que pierda calidad con el calor. Este plan reúne 80 tareas y 58 artículos, desde las mesas y las sillas hasta las copas, los termos y las neveras portátiles. Úsalo para avanzar por fases y llegar al día de la boda con las decisiones importantes ya resueltas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar entregas
Hacer reservas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar el programa musical
Recopilar discursos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Clasificar productos no perecederos
2 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar los postres
2 personas
Preparar las salsas
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Desembalar la decoración
2 personas
Despejar el lugar
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Decorar el arco de la ceremonia
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la mesa de tartas
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Última revisión del lugar
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
Coordinar la ceremonia
2 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la cena
5 personas
Servir las comidas sin alérgenos
2 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
4 personas
Acompañar el discurso
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Servir la tarta
4 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir la pista de baile
Servir aperitivos
3 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Refrigerar los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Empaquetar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Vaciar la mesa de regalos
2 personas
Guardar el equipo de sonido
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa del bufécant. 3
Mesa de comedorcant. 10
Mesa de cóctelcant. 4
Sillacant. 90
Silla de ceremoniacant. 90
Mantelcant. 14
Taburetecant. 8

Vajilla

Plato de cenacant. 100
Plato de postrecant. 100
Taza de cafécant. 90
Vaso de aguacant. 120
Copa de vinocant. 120
Copa de champáncant. 100
Cucharilla de cafécant. 100
Cubiertos de cenacant. 100
Tenedor para tartacant. 100
Cuchara de servircant. 12

Cocina

Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Fuente para servircant. 12
Pinza para servircant. 8
Bol para mezclarcant. 6
Bandeja de hornocant. 6
Bandeja de mantenimiento en calientecant. 6
Termocant. 4

Equipo

Nevera portátilcant. 6
Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 8
Farol LEDcant. 12

Decoración

Arco de ceremonia
Arreglo floralcant. 14
Jarróncant. 14
Camino de mesacant. 10
Tarjeta de nombrecant. 90
Cartacant. 20
Cartel de bienvenida
Cartel de la mesa de regalos
Globoscant. 60
Caja de confeticant. 6
Cojín para anillos
Topper para tarta
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Números de mesacant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubocant. 4
Fregonacant. 3
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Fregadero de lavadocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y envía las invitaciones con al menos 8 semanas de antelación. Reserva después 7 días para recopilar confirmaciones y preferencias dietéticas.
Define el programa final una semana antes: ceremonia, comida, discursos y música. Recopila los discursos con 3 días de margen para evitar cambios de última hora.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y decide dónde irá la carpa plegable, el bufé y las mesas de comedor. En verano, deja despejadas las zonas de paso y protege las bebidas del sol.
Haz la compra de productos frescos el día anterior y lava las verduras entonces. Clasifica los productos no perecederos antes de empezar a montar para no mezclar comida, vajilla y decoración.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y llena las neveras portátiles antes de que lleguen los invitados. Comprueba también la vajilla, las copas y los utensilios de servir, porque suelen faltar justo cuando empieza el bufé.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda de verano?: Empieza al menos 8 semanas antes con la lista de invitados, las invitaciones y las reservas. Deja la confirmación final del programa y las entregas para la última semana.
¿Cuándo se prepara la comida de una boda de verano?: Prepara postres y salsas el día anterior cuando sea posible, y compra los productos frescos 24 horas antes. Lava las verduras y llena las neveras el mismo día, manteniendo los alimentos fríos hasta servirlos.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para una boda al aire libre?: Haz una primera comprobación 7 días antes y vuelve a mirar el pronóstico 48 horas antes. Así puedes decidir la posición de la carpa, las mesas y las sillas de la ceremonia con tiempo.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para una boda de verano?: Calcula una silla por invitado y añade algunas de reserva para la ceremonia y los cambios de distribución. Define la disposición de las mesas después de cerrar la lista de confirmados, idealmente durante la última semana.

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