Eine Sitzung des Gemeinderatsausschusses strukturiert vorbereiten
Bei einer Ausschusssitzung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Saal und Besprechungsdatum, veröffentliche die Einladung und bearbeite anschließend Anmeldungen sowie öffentliche Beiträge. In der letzten Woche müssen Unterlagen, Referenten, Präsentationen und Technik zusammenpassen. Plane am Sitzungstag mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Technik, Namensschilder und ausgelegte Unterlagen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Besprechungsdatum veröffentlichen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Ablaufplan finalisieren
2 Personen
- 7
Besprechungsunterlagen prüfen
2 Personen
- 8
Referenten bestätigen
- 9
Öffentliche Beiträge veröffentlichen
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
- 14
Präsentationen sammeln
- 15
Namensschilder vorbereiten
Event
- 16
Saal öffnen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Technik anschließen
2 Personen
- 20
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
- 21
Catering bereitstellen
2 Personen
- 22
Referenten empfangen
2 Personen
- 23
Einlass betreuen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
- 25
Versammlung eröffnen
- 26
Protokoll führen
2 Personen
- 27
Mikrofone bedienen
- 28
Publikumsfragen erfassen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Technische Unterstützung leisten
- 33
Anwesenheitsliste schließen
- 34
Besprechung abschließen
Nachbereitung
- 35
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 36
Technik ausschalten
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Raum aufräumen
3 Personen
- 40
Saal reinigen
2 Personen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
- 42
Protokoll ausarbeiten
2 Personen
- 43
Beschlüsse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- Rednerpult
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 4
- Audioverstärker
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laserpointer
Büro
- DruckpapierAnz. 3
- StifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 40
- NamensschilderAnz. 40
- BadgehalterAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 4
- StimmungskartenAnz. 40
- ProtokollmappenAnz. 10
- Aktenvernichter
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 4
- KaraffeAnz. 3
- TeelöffelAnz. 40
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe dabei Bestuhlung, Rednerpult, Kleiderständer sowie Stromanschlüsse für Laptop, Projektor und Audioanlage.
- Veröffentliche Termin und Einladung frühzeitig und setze eine feste Anmeldefrist, etwa 7 Tage vor der Sitzung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
- Fordere Präsentationen und Besprechungsunterlagen spätestens 5 Werktage vorher an. Prüfe jede Datei auf Version, Reihenfolge und Lesbarkeit und drucke die endgültigen Unterlagen erst danach aus.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Projektor, Leinwand und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Ein kurzer Test mit dem tatsächlichen Laptop verhindert viele Probleme durch fehlende Adapter oder falsche Audioeinstellungen.
- Lege Namensschilder, Badgehalter, Stifte, Notizblöcke, Klemmbretter und Protokollmappen vor dem Einlass auf die Plätze. Öffne den Saal 30 Minuten vorher und teile eine Person für Anwesenheit, Referentenempfang und öffentliche Beiträge ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich den Saal für eine Ausschusssitzung reservieren?
- Reserviere den Saal idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Sitzungstermin. So bleiben Zeit für die Veröffentlichung des Datums, Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung der technischen Ausstattung.
- Wann sollten die Unterlagen für eine Gemeinderatsausschusssitzung fertig sein?
- Die endgültige Fassung sollte spätestens 5 Werktage vor der Sitzung vorliegen. Drucke erst nach der Prüfung und dem Einsammeln aller Präsentationen, damit keine veralteten Versionen verteilt werden.
- Wie viel Zeit brauche ich am Sitzungstag für den Aufbau?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Rednerpult, Technik, Unterlagen und Catering ein. Der Saal sollte etwa 30 Minuten vor dem Einlass geöffnet und die Ton- sowie Bildtechnik vorher getestet werden.
- Bis wann müssen Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen?
- Setze die Anmeldefrist auf etwa 7 Tage vor der Sitzung. Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und übermittle die endgültige Anzahl anschließend dem Catering.
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