Organiser une réunion de commission du conseil sans rien oublier
Une réunion de commission du conseil se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, fixer la date, cadrer l’ordre du jour, puis confirmer les participants et les intervenants. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour vérifier les documents, tester la technique et organiser l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les versions finales des dossiers et les branchements dans la salle. Ce plan vous aide à répartir les 43 tâches et les 41 fournitures au bon moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Publier la date de la réunion
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Finaliser l’agenda
2 personnes
- 7
Vérifier les documents de réunion
2 personnes
- 8
Confirmer les intervenants
- 9
Publier les parties publiques
- 10
Tester la technique
2 personnes
- 11
Commander le catering
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
- 14
Rassembler les présentations
- 15
Préparer les badges nominatifs
Événement
- 16
Ouvrir la salle
- 17
Installer les tables
3 personnes
- 18
Installer les chaises
3 personnes
- 19
Brancher la technique
2 personnes
- 20
Préparer les documents de réunion
2 personnes
- 21
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 22
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 23
Encadrer l'accueil
2 personnes
- 24
Enregistrer la présence
- 25
Ouvrir la réunion
- 26
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
- 27
Gérer les micros
- 28
Enregistrer les questions du public
- 29
Réapprovisionner les boissons
- 30
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 31
Servir le café et le thé
2 personnes
- 32
Fournir une assistance technique
- 33
Clôturer la liste de présence
- 34
Clore la réunion
Suivi
- 35
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
- 36
Éteindre la technique
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Rassembler les déchets
2 personnes
- 39
Ranger la salle
3 personnes
- 40
Nettoyer la salle
2 personnes
- 41
Restituer le matériel emprunté
- 42
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
- 43
Publier les décisions
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réunionqté 6
- Chaisesqté 40
- Pupitre
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 4
- Amplificateur audio
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Pointeur laser
Bureau
- Papier d’impressionqté 3
- Stylosqté 40
- Blocs-notesqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Porte-badgesqté 40
- Presse-papiersqté 4
- Cartes d'ambianceqté 40
- Classeurs de procès-verbauxqté 10
- Destructeur de documents
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Cafetièreqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Carafeqté 3
- Cuillères à caféqté 40
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la salle et la date, puis envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de commander le catering. Gardez une date limite d’inscription clairement indiquée.
- Finalisez l’ordre du jour avant d’imprimer les documents de réunion. Vérifiez ensuite les présentations, les dossiers et les parties publiques afin d’éviter de distribuer une version incomplète le jour même.
- Faites un test technique dans la salle, avec l’ordinateur portable, le projecteur, les microphones et les haut-parleurs réellement utilisés. Contrôlez aussi les rallonges et les multiprises : elles manquent souvent lorsque la disposition des tables change.
- Préparez les badges nominatifs, les porte-badges, les blocs-notes et les stylos avant l’ouverture de la salle. Réservez une table d’accueil pour enregistrer la présence et orienter les intervenants sans interrompre l’installation.
- Prévoyez une vraie séquence d’installation avant l’arrivée du public : tables, chaises, pupitre, documents, service traiteur et boissons. Ouvrez la salle suffisamment tôt pour corriger un problème de mobilier ou de présentation avant le début de la réunion.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une réunion de commission du conseil ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, publier la date, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les documents et la vérification technique.
- Quand faut-il envoyer les invitations à une réunion de commission ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la réunion, avec la date, l’horaire, le lieu et les modalités d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de documents à préparer.
- Quand finaliser l’ordre du jour et les documents de réunion ?
- Finalisez l’ordre du jour au plus tard 7 jours avant la réunion, puis vérifiez les documents et les présentations. Imprimez les exemplaires 1 à 2 jours avant, après avoir contrôlé qu’aucune version plus récente ne doit être distribuée.
- À quelle heure ouvrir la salle avant la réunion ?
- Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant le début prévu. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher la technique, de préparer l’accueil et de recevoir les intervenants sans précipitation.
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