Sinterklausfest organisieren: Die Checkliste für die Vorbereitung
Ein Sinterklausfest läuft entspannter ab, wenn Anmeldungen, Geschenke und der Auftritt früh feststehen. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke dann die Einladungen und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche werden Programm, Musik und Spiele fertiggestellt; am Veranstaltungstag folgen Raumaufbau, Buffet und Technik. Plane außerdem Zeit zum Sortieren, Einpacken und Beschriften der Geschenke ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
Programm und Zeitplan ausarbeiten
2 Personen
Sinterklaas und Pieten buchen
Musik und Lieder auswählen
Spielaktivitäten vorbereiten
2 Personen
Geschenke einkaufen
2 Personen
Geschenke sortieren
2 Personen
Geschenke einpacken
3 Personen
Namensetiketten auf Geschenke kleben
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Bühnenecke und Stuhl bereitstellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Briefing des Empfangsteams
3 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Sinterklaas begrüßen
2 Personen
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
Geschenke austeilen
4 Personen
Buffet und Dessert servieren
4 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Ausstattung
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
- Sinterklaas-Abend-Dekoration
- GirlandenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- GeschenkkörbeAnz. 4
- KunststoffbischofsmützenAnz. 20
- PietenhüteAnz. 20
- LichterkettenAnz. 4
Spielmaterial
- SchühchenAnz. 30
- MalvorlagenAnz. 60
- BuntstifteAnz. 12
- Sinterklaas-Quizkarten
- WürfelAnz. 6
- JutesäckeAnz. 4
- Ringwurf-Set
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Buche Sinterklaas und die Pieten möglichst mehrere Wochen vor dem Fest. Kläre dabei Auftrittsdauer, Ankunftszeit, Platz für die Bühnenecke und ob ein Mikrofon benötigt wird.
- Setze einen festen Termin für Rückmeldungen, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Fest. Danach kannst du die endgültige Gästeliste erstellen und Ernährungswünsche gezielt an Küche und Einkauf weitergeben.
- Kaufe die Geschenke nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere sie nach Namen, verpacke sie und klebe die Namensetiketten spätestens am Vortag auf, damit am Geschenketisch nichts verwechselt wird.
- Stelle Tische, Stühle, Buffet und Empfangstisch am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Richte zusätzlich einen klar erkennbaren Geschenketisch sowie Abfallbehälter ein.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle Getränke frühzeitig kalt und bereite Kaffee, Geschirr, Servierschalen und Karaffen so vor, dass das Buffet ohne Verzögerung starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sinterklaasfest organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Einladungen und der Buchung von Sinterklaas und den Pieten. Spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Fest sollte die Rückmeldefrist enden.
- Wann sollte man die Geschenke für das Sinterklaasfest kaufen?
- Kaufe die Geschenke mindestens 2 Wochen vorher, damit fehlende Artikel noch ersetzt werden können. Sortieren, Einpacken und Beschriften erledigst du spätestens am Vortag.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sinterklaasfest?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Dekoration, Empfang, Buffet und Geschenketisch ein. Für einen ersten Techniktest mit Lautsprecher und Mikrofon solltest du zusätzlich 15 bis 20 Minuten reservieren.
- Wann soll die Gästeliste für das Sinterklaasfest feststehen?
- Lege die endgültige Gästeliste 7 bis 10 Tage vor dem Fest fest. So bleiben genug Zeit für den Einkauf, die Berücksichtigung von Ernährungswünschen und die Vorbereitung der Sitz- und Buffetbereiche.
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