Sinterklaasfeest organiseren: een praktische checklist

Een Sinterklaasfeest vraagt vooral om goede timing: eerst leg je datum, locatie en gasten vast, daarna regel je het programma, de Sint met zijn Pieten en de cadeaus. Verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet en sorteer ingepakte pakjes op naam. Reserveer op de dag zelf tijd voor de podiumhoek, ontvangsttafel, cadeautafel en geluidscheck. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het moment waarop de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
Sinterklaas en Pieten reserveren
Muziek en liedjes selecteren
Spelactiviteiten voorbereiden
2 personen
Cadeaus inkopen
2 personen
Cadeaus sorteren
2 personen
Cadeaus inpakken
3 personen
Naamlabels op cadeaus plakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podiumhoek en stoel klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Cadeaus uitdelen
4 personen
Buffet en dessert serveren
4 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pakjesavonddecoratie
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Cadeaumandenaantal 4
Kunststof mijtersaantal 20
Pietenhoedenaantal 20
Lichtsnoerenaantal 4

Spelmateriaal

Schoentjesaantal 30
Kleurplatenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 12
Sinterklaasquizkaarten
Dobbelstenenaantal 6
Jutezakkenaantal 4
Ringwerpset

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen direct. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, zodat je uiterlijk 7 dagen voor het feest de boodschappen kunt afronden.
Leg het programma 1 tot 2 weken vooraf vast. Plan niet alleen het bezoek van Sinterklaas en de liedjes, maar ook de spelactiviteiten, het uitdelen van cadeaus en een uitloop van ongeveer 15 minuten.
Koop cadeaus zodra de definitieve gastenlijst bekend is en plak naamlabels vóór het inpakken. Sorteer de pakjes daarna per kind in cadeaumanden; zo hoef je tijdens het feest niet tussen losse cadeaus te zoeken.
Zet de podiumhoek met stoel, microfoon en speaker minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Test de geluidsinstallatie op de plek waar Sinterklaas zit en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten de looproute.
Richt de ontvangsttafel, cadeautafel, buffet- en dranktafel afzonderlijk in. Zet tafels en stoelen minstens 45 minuten vooraf neer, plaats afvalbakken zichtbaar en houd een vrije route naar de kapstokken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Regel Sinterklaas en de Pieten uiterlijk 3 weken voor het feest, zodat je het programma definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Sinterklaasfeest klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voorbereiding op de locatie, afhankelijk van de versiering en catering. Plan minstens 60 minuten voor techniek en podiumhoek en houd 45 minuten aan voor tafels, stoelen en ontvangst.
Wanneer moet ik de cadeaus voor een Sinterklaasfeest kopen?: Koop de cadeaus zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en je een definitieve gastenlijst hebt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Pak alles uiterlijk 2 dagen voor het feest in en controleer de naamlabels.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een Sinterklaasfeest?: Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk 7 dagen vooraf hebt verzameld. Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.