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Sinterklausfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sinterklausfest steht und fällt mit guter Vorbereitung: Erst Datum, Uhrzeit und Ort festlegen, dann Sinterklaus, Pieten und Gäste koordinieren. Plane früh, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Geschenkeliste rechtzeitig vollständig sind. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, beschriftete Geschenke und das Programm. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan für Raum, Buffet, Geschenketisch und Sitzplätze.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Location reservieren

  • Sinterklaas einladen

  • Pieten einladen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Gedichte und Lieder auswählen

    2 Personen

  • Geschenkliste prüfen

    2 Personen

  • Geschenke beschriften

    3 Personen

  • Reservierung bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Geschenketisch vorbereiten

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Geschenke zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingang dekorieren

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Sinterklaas ankündigen

  • Sinterklaas empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungslied begleiten

    2 Personen

  • Geschichte von Sinterklaas begleiten

    2 Personen

  • Spielrunde betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Gedichte begleiten

    2 Personen

  • Geschenke austeilen

    4 Personen

  • Fotos machen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abschiedslied anstimmen

    2 Personen

  • Sinterklaas verabschieden

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Jacken zurückgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • KleiderständerAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 3
  • Geschenketisch
  • AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 4
  • KannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 5
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadegeräteAnz. 3

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
  • Pieten-BallonsAnz. 40
  • Rot-weiße GirlandenAnz. 8
  • JutesäckeAnz. 4
  • KunststoffbischofsmützenAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischläuferAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 12
  • GeschenkanhängerAnz. 70

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Spielmaterial

  • MusikquizkartenAnz. 70
  • Bingo-KartenAnz. 70
  • Bingo-MarkerAnz. 70
  • WürfelAnz. 10
  • PietenmützenAnz. 20
  • HufeisenAnz. 6
  • Ringwurf-RingeAnz. 12
  • Jutesäcke für SpielAnz. 4
  • HolzklötzeAnz. 30

Büro

  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 4
  • SchreibpapierAnz. 100
  • SchereAnz. 4
  • StifteAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 4
  • DruckpapierAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 70

Sicherheit

  • KabelkanäleAnz. 8
  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 3

Tipps

  • Bestätige Datum, Uhrzeit und Location mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Lade Sinterklaas und die Pieten früh ein, bevor deren Termine vergeben sind.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Fest und setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So kannst du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl einplanen.
  • Prüfe die Geschenkeliste etwa 2 Wochen vorher und beschrifte jedes Geschenk spätestens 2 Tage vor dem Fest. Ein eigener Geschenketisch verhindert, dass Päckchen beim Aufbau verloren gehen.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel 5 bis 7 Tage vorher und erledige frische Einkäufe am Vortag. Kontrolliere dabei auch Geschirr, Servierschalen, Kannen sowie Kaffeemaschine, Wasserkocher und Kühlboxen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Raum reinigen, Tische und Stühle stellen, Dekoration aufhängen, Geschenketisch einrichten und Musik testen. Bringe die Geschenke erst nach diesem Grundaufbau zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklaasfest organisieren?
Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Datum, Uhrzeit und Location. Sinterklaas, Pieten und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Wann verschickt man Einladungen für ein Sinterklaasfest?
Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vorher und gib eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen an. Danach kannst du Essen, Sitzplätze und Namensschilder verbindlich vorbereiten.
Wann sollten die Geschenke für das Sinterklaasfest beschriftet sein?
Prüfe die Geschenkeliste 2 Wochen vorher und beschrifte alle Geschenke spätestens 2 Tage vor der Feier. Lege sie gesammelt an den Geschenketisch, sobald der Raum aufgebaut ist.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sinterklaasfest?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Reinigung, Tische, Stühle, Dekoration, Buffet und Geschenketisch. Bei vielen Gästen oder einer externen Location sind 2 Stunden realistischer.

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