Checklist voor een goed georganiseerd Sinterklaasfeest
Een Sinterklaasfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna cadeaus, programma en boodschappen. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bevestig de reservering opnieuw voordat je inkopen doet. Plan de aanwezigheid van Sinterklaas en de Pieten ruim vooruit, want zonder hen valt het programma stil. Op de dag zelf draait alles om een opgeruimde ruimte, een duidelijke cadeautafel en een ontvangst die op tijd klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd bevestigen
Locatie reserveren
Sinterklaas uitnodigen
Pieten uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Gedichten en liedjes kiezen
2 personen
Cadeaulijst controleren
2 personen
Cadeaus labelen
3 personen
Reservering bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Cadeaus naar locatie brengen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entree versieren
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Sinterklaas aankondigen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Openingslied begeleiden
2 personen
Verhaal van Sinterklaas begeleiden
2 personen
Spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Gedichten begeleiden
2 personen
Cadeaus uitdelen
4 personen
Foto’s maken
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheidslied inzetten
2 personen
Sinterklaas uitzwaaien
3 personen
Gasten afscheid laten nemen
2 personen
Jassen teruggeven
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 65
- Kapstokkenaantal 3
- Buffettafelsaantal 3
- Cadeautafel
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Drinkglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 40
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
- Kannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Broodmesaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 5
- Opscheplepelsaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Opladersaantal 3
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 4
- Pietenballonnenaantal 40
- Rood-witte slingersaantal 8
- Jutezakkenaantal 4
- Kunststof mijtersaantal 3
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafellopersaantal 8
- LED-kaarsenaantal 12
- Cadeaulabelsaantal 70
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Spelmateriaal
- Muziekquizkaartenaantal 70
- Bingokaartenaantal 70
- Bingo-markeerstiftenaantal 70
- Dobbelstenenaantal 10
- Pietenmutsenaantal 20
- Hoefijzersaantal 6
- Ringwerpringenaantal 12
- Jutezakken voor spelaantal 4
- Houten blokkenaantal 30
Kantoor
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Schrijfpapieraantal 100
- Schaaraantal 4
- Stiftenaantal 2
- Klembordenaantal 4
- Printpapieraantal 100
- Programmafoldersaantal 70
Veiligheid
- Kabelgotenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 3
Tips
- Leg de cadeaus uiterlijk één dag vooraf klaar en label elk cadeau met de naam van het kind. Zo voorkom je zoeken tijdens het uitdeel-moment en zie je meteen welke cadeaus nog ontbreken.
- Maak het programma op volgorde en geef Sinterklaas, de Pieten en degene die de muziek regelt ieder een exemplaar. Plan naast gedichten en liedjes ook ongeveer 10 minuten speling voor binnenkomst en cadeaus.
- Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse producten pas kort voor het feest. Controleer vooraf of er genoeg borden, glazen, bestek, serveerschalen en kannen zijn voor alle aangemelde gasten.
- Open de locatie minstens 60 minuten voor aanvang. Gebruik die tijd voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, de cadeautafel inrichten en versiering ophangen.
- Zet afvalbakken, kapstokken en een duidelijke plek voor jassen klaar voordat de eerste gasten komen. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers en eventuele koelboxen beschikbaar en aangesloten zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?
- Regel datum, locatie, Sinterklaas en de Pieten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en cadeaus te verwerken.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Sinterklaasfeest?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het feest. Vraag om een reactie uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je aantallen, naamkaartjes, eten en drinken kunt plannen.
- Wanneer moet ik cadeaus voor een Sinterklaasfeest labelen?
- Controleer de cadeaulijst uiterlijk 3 dagen vooraf en label alle cadeaus uiterlijk de dag voor het feest. Bewaar ze daarna bij elkaar, zodat je op locatie alleen nog de cadeautafel hoeft in te richten.
- Hoe vroeg moet je op de locatie zijn voor een Sinterklaasfeest?
- Plan minimaal 60 minuten voorbereidingstijd op locatie. Bij veel tafels, stoelen, versiering of catering is 90 minuten praktischer, vooral als de ruimte eerst nog schoongemaakt moet worden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!