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Silent Disco organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Silent Disco steht und fällt mit funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Neben Location, DJs und Musikrechten musst du vor allem Kopfhörer, Sender, Ladestationen und Ersatzgeräte rechtzeitig testen. Plane außerdem Einlass, Kanalwahl, Beleuchtung, Kabelwege und die Ausgabe der Armbänder. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Musikrechte prüfen

  • Lieferanten reservieren

  • DJs festlegen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Musikstile festlegen

    3 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Kopfhörer testen

    3 Personen

  • Kopfhörer aufladen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

    3 Personen

  • Verzehr kontrollieren

    2 Personen

  • Kartenzahlungsgerät aufladen

  • Standortschlüssel abholen

  • Lieferung entgegennehmen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Fläche freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • DJ-Tische aufstellen

    2 Personen

  • Transmitter anschließen

    2 Personen

  • DJ-Ausrüstung anschließen

    3 Personen

  • Musikkanäle testen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ausgabestelle einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kopfhörer sortieren

    4 Personen

  • Mitarbeiter-Briefing

    4 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kopfhörer ausgeben

    4 Personen

  • Kanonutzung erklären

    2 Personen

  • Musik starten

    3 Personen

  • Bar bedienen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kopfhörer wechseln

    2 Personen

  • Kanalwechsel begleiten

    2 Personen

  • Musikprogramm durchführen

    3 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Tanzfläche beaufsichtigen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände registrieren

  • Letzte Musik ankündigen

  • Kopfhörer einsammeln

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geräte abbauen

    4 Personen

  • Getränke und Essen wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geländeschäden kontrollieren

    2 Personen

  • Material sicher lagern

    2 Personen

  • Kopfhörer reinigen

    3 Personen

  • Kopfhörer aufladen

    2 Personen

  • Ausstattung inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundstücke bearbeiten

  • Reste einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • DJ-TischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • Silentdisco-KopfhörerAnz. 180
  • ErsatzkopfhörerAnz. 15
  • SenderAnz. 3
  • DJ-ControllerAnz. 3
  • DJ-LaptopsAnz. 3
  • Kopfhörer-LadestationenAnz. 6
  • LadekabelAnz. 30
  • Audio-AdaptersteckerAnz. 6
  • AudiokabelAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichtleistenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • KanalfarbkartenAnz. 200
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 14
  • ArmbänderAnz. 200
  • Dekorative FlaggenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 20
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location und alle Lieferanten frühzeitig, besonders wenn du mehrere DJs oder zusätzliches Mobiliar wie DJ-Tische, Biertische und Stehtische brauchst. Prüfe vor der Zusage auch Schlüsselübergabe, Stromanschlüsse und zulässige Veranstaltungszeiten.
  • Teste jeden Kopfhörer mindestens 24 Stunden vorher und lade ihn vollständig auf. Halte Ersatzkopfhörer, Ladekabel, Adapterstecker und eine zweite Lösung für den Sender griffbereit, statt technische Probleme erst beim Einlass zu suchen.
  • Lege die Musikstile und das Programm vorab fest und speichere die Musikdateien zusätzlich auf USB-Sticks. Drucke Drehbuch, Kontaktliste und Besucherliste aus, damit der Ablauf auch ohne WLAN oder Drucker funktioniert.
  • Plane die Wegeführung für Einlass, Garderobe und Kopfhörerausgabe mit Willkommensschild und Wegweisern. Kabelkanäle, Verlängerungskabel und Kabelbinder gehören so früh auf den Aufbauplan, dass keine Stolperstellen entstehen.
  • Prüfe am Veranstaltungstag Wetter, Technik, Besucherzahl und Verzehr getrennt voneinander. Lade das Kartenzahlungsgerät, hole den Standortschlüssel ab und teile Freiwillige so ein, dass mindestens eine Person für Technik und eine für Einlass ansprechbar ist.

Häufige Fragen

Wie viele Silent-Disco-Kopfhörer brauche ich?
Plane mindestens einen Kopfhörer pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzgeräte ein. Bei 100 Gästen solltest du also ungefähr 105 bis 110 Kopfhörer verfügbar haben.
Wie lange vorher muss man eine Silent Disco organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum, Lieferanten und DJs. Musikrechte, Genehmigungen und Einladungen solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin klären.
Wann müssen die Kopfhörer geladen und getestet werden?
Teste alle Kopfhörer mindestens 24 Stunden vor Beginn und lade sie danach vollständig auf. Kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich Sender, Ladestationen, Audiokabel und Ersatzgeräte 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass.
Was brauche ich für eine Silent Disco technisch?
Du brauchst Silent-Disco-Kopfhörer, Sender, DJ-Controller, DJ-Laptops, Audiokabel, Adapterstecker und Ladestationen. Plane außerdem mindestens 5 Prozent Ersatzkopfhörer sowie Verlängerungskabel und Kabelkanäle für einen sicheren Aufbau ein.

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