Checklist para organizar una silent disco sin olvidos

Una silent disco necesita más coordinación que una fiesta con música convencional: el sonido depende de auriculares, transmisores y una prueba técnica completa. Empieza por reservar el lugar, fijar el horario y comprobar permisos y derechos musicales. Después organiza DJs, invitaciones, preferencias de los asistentes y el programa. El día del evento, carga los auriculares, prepara los archivos de música y verifica cada canal antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Reservar proveedores
Contratar DJs
Elaborar el programa
2 personas
Definir los estilos musicales
3 personas
Crear invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Pedir la compra
Comprobar el equipo
2 personas
Probar los auriculares
3 personas
Cargar los auriculares
2 personas
Preparar los archivos de música
3 personas
Comprobar consumiciones
2 personas
Cargar el datáfono
Recoger las llaves del recinto
Recibir la entrega
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Despejar el suelo
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Colocar las mesas de DJ
2 personas
Conectar el transmisor
2 personas
Conectar el equipo de DJ
3 personas
Probar los canales de música
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de entrega
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Ordenar los auriculares
4 personas
Sesión informativa para el personal
4 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir auriculares
4 personas
Explicar el uso del canal
2 personas
Poner la música en marcha
3 personas
Atender el bar
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cambiar los auriculares
2 personas
Supervisar los cambios de canal
2 personas
Realizar el programa musical
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
Supervisar la pista de baile
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la música final
Recoger los auriculares
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Recoger bebidas y comida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar daños en el lugar
2 personas
Almacenar los materiales de forma segura
2 personas
Limpiar los auriculares
3 personas
Cargar los auriculares
2 personas
Inventariar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos encontrados
Guardar los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de DJcant. 3
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Auriculares de silent discocant. 180
Auriculares de repuestocant. 15
Transmisorescant. 3
Controladores de DJcant. 3
Portátiles para DJcant. 3
Estaciones de carga para auricularescant. 6
Cables de cargacant. 30
Adaptadores de audiocant. 6
Cables de audiocant. 12
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 10
Linternascant. 4

Decoración

Tarjetas de colores del canalcant. 200
Cartel de bienvenida
Flechas de rutacant. 12
Mantelescant. 14
Pulserascant. 200
Banderas decorativascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: conecta transmisores, controladores, portátiles, adaptadores y cables, y comprueba que cada auricular recibe los tres canales correctamente.
Carga todos los auriculares la víspera y deja una estación de carga disponible el día del evento. Reserva también auriculares de repuesto para cubrir pérdidas, fallos o unidades sin batería.
Define el programa y los estilos musicales antes de enviar las invitaciones. Si hay varios DJs o canales, indica claramente qué opción corresponde a cada color para evitar preguntas durante la fiesta.
Revisa permisos, derechos de música y condiciones del lugar con varias semanas de margen. También confirma quién recoge las llaves y quién queda responsable del equipo al terminar.
Prepara el montaje pensando en cables y circulación: coloca regletas y alargadores de forma segura, protege los cables con canaletas y deja señalizadas la entrada, las zonas de bebidas y la devolución de auriculares.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una silent disco?: Empieza con al menos 6 semanas de antelación para reservar el lugar, DJs y proveedores, y para revisar permisos y derechos musicales. Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes para poder gestionar inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que cargar y probar los auriculares de una silent disco?: Carga todos los auriculares el día anterior y vuelve a comprobar el nivel de batería el mismo día. Haz la prueba de sonido y de canales al menos 2 horas antes de que lleguen los invitados.
¿Cuántos auriculares de repuesto hacen falta?: Prepara como mínimo un 5-10 % de auriculares de repuesto respecto al número de invitados confirmados. Para 100 asistentes, lleva entre 5 y 10 unidades adicionales, además de cables y una estación de carga.
¿Qué hay que comprobar el día de una silent disco?: Comprueba la lista de visitantes, el pronóstico del tiempo, las consumiciones, el datáfono y todo el equipo antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para revisar montaje, iluminación, señalización, música y funcionamiento de cada canal.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.