Silent disco organiseren: checklist en planning
Een silent disco staat of valt met voorbereiding van de techniek en een duidelijke publieksstroom. Leg eerst locatie, tijden, vergunningen en muziekrechten vast; reserveer daarna de dj’s, apparatuur en eventuele leveranciers. In de laatste week controleer je de bezoekerslijst, dieetwensen, consumpties en weersverwachting. Op de dag zelf draait het vooral om testen, opladen, aansluiten en instrueren: hoofdtelefoons, zenders, dj-apparatuur, verlichting en betaalmiddelen moeten vóór de ontvangst klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Muziekrechten controleren
Leveranciers reserveren
DJs vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Muziekstijlen bepalen
3 personen
Uitnodigingen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Apparatuur controleren
2 personen
Hoofdtelefoons testen
3 personen
Hoofdtelefoons opladen
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
3 personen
Consumpties controleren
2 personen
Pinapparaat opladen
Locatiesleutels ophalen
Levering in ontvangst nemen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Vloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
DJ-tafels plaatsen
2 personen
Transmitter aansluiten
2 personen
DJ-apparatuur aansluiten
3 personen
Muziekkanalen testen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Uitgiftepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Hoofdtelefoons sorteren
4 personen
Briefing van medewerkers
4 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Hoofdtelefoons uitgeven
4 personen
Kanaalgebruik uitleggen
2 personen
Muziek starten
3 personen
Bar bemannen
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Hoofdtelefoons wisselen
2 personen
Kanaalwissels begeleiden
2 personen
Muziekprogramma uitvoeren
3 personen
Geluidsniveau controleren
Toezicht houden op dansvloer
2 personen
Verloren spullen registreren
Laatste muziek aankondigen
Hoofdtelefoons innemen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Apparatuur demonteren
4 personen
Dranken en eten opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatieschade controleren
2 personen
Spullen veilig opslaan
2 personen
Hoofdtelefoons reinigen
3 personen
Hoofdtelefoons opladen
2 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden spullen afhandelen
Restanten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- DJ-tafelsaantal 3
- Bartafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Silentdiscohoofdtelefoonsaantal 180
- Reservehoofdtelefoonsaantal 15
- Zendersaantal 3
- DJ-controllersaantal 3
- DJ-laptopsaantal 3
- Koptelefoonlaadstationsaantal 6
- Laadkabelsaantal 30
- Audioverloopstekkersaantal 6
- Audiokabelsaantal 12
- USB-sticksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlampenaantal 10
- Zaklampenaantal 4
Decoratie
- Kanaalkleurkaartenaantal 200
- Welkomstbord
- Routepijlenaantal 12
- Tafelkledenaantal 14
- Polsbandjesaantal 200
- Decoratieve vlaggenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Schaaltjesaantal 20
- Maatbekersaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test alle silentdiscohoofdtelefoons, zenders en audiokabels uiterlijk op de dag vóór het feest. Leg reservehoofdtelefoons apart en laad de volledige voorraad opnieuw op voordat bezoekers binnenkomen.
- Maak per muziekstijl een kanaalkleurkaart en hang die bij de ontvangst op. Zo begrijpen bezoekers binnen enkele seconden welk kanaal bij welke kleur hoort en hoef je dit niet steeds individueel uit te leggen.
- Plan de opbouw met een vaste eindtijd die minstens 90 minuten vóór de inloop ligt. Gebruik kabelgoten en kabelbinders bij dj-tafels, laadstations en verlengkabels, zodat looproutes vrij blijven.
- Controleer de stroomvoorziening voordat je dj-laptops, controllers, zenders en laadstations aansluit. Leg laadkabels, stekkerdozen, audioverloopstekkers en een USB-stick met de muziekbestanden op één gemarkeerde plek.
- Print het draaiboek, de contactlijst, bezoekerslijst en route-informatie vóór vertrek naar de locatie. Neem de locatiesleutels op in de dagcontrole en wijs minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst en één voor technische hulp.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een silent disco organiseren?
- Leg de locatie, datum en tijden bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer dj’s, hoofdtelefoons en andere apparatuur direct daarna, omdat beschikbaarheid vooral op populaire data snel beperkt kan zijn.
- Hoeveel silentdiscohoofdtelefoons heb ik nodig?
- Bestel één hoofdtelefoon per aangemelde bezoeker en houd daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent reserve aan. Bij 100 bezoekers betekent dat 100 gebruiksexemplaren en 5 tot 10 reservehoofdtelefoons.
- Wanneer moet ik de silent disco-apparatuur testen en opladen?
- Test de apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf en laad de hoofdtelefoons daarna volledig op. Doe op de locatie nog een korte eindtest van zenders, kanalen, dj-controllers en geluidsverbindingen voordat de deuren opengaan.
- Wat moet ik regelen voor stroom en kabels bij een silent disco?
- Controleer vooraf waar de stopcontacten en stroomgroepen zitten en neem voldoende verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en kabelbinders mee. Leg de complete stroom- en audio-opstelling minimaal 60 minuten vóór ontvangst aan en controleer daarna elke zender afzonderlijk.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!