Sicherheitsabend organisieren: die komplette Checkliste
Ein Sicherheitsabend braucht mehr als ein gutes Programm: Raum, Technik, Fluchtwege und Anmeldung müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ablauf und Veranstaltungsort, danach Sprecher, Vorführer und erforderliche Meldungen. In der letzten Woche geht es um Gästeliste, Präsentationen, Material und Technik. Am Veranstaltungstag sollten Registrierung, Evakuierungswege und Präsentationsraum vor dem Eintreffen der Gäste geprüft sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Sprecher und Vorführer buchen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Sicherheits- und Evakuierungsplan erstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Route bestätigen
2 Personen
Lieferungen und Materialien bestellen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Technik testen
2 Personen
Endgültige Gästeliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Evakuierungswege kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm vorstellen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
Pausenraum sauber halten
Fragerunde moderieren
2 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abschlusskontrolle des Veranstaltungsorts durchführen
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- UmkleidetischeAnz. 2
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 80
- TischdeckensetsAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- HinweispfeileAnz. 12
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 6
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
- AbsperrbandAnz. 2
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 30
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- NamensschilderAnz. 100
- StiftehalterAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Route spätestens vier Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit, um Sprecher und Vorführer zu buchen und Einladungen mit vollständigen Informationen zu verschicken.
- Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens drei Wochen vor dem Sicherheitsabend. Kläre außerdem, wer den Sicherheits- und Evakuierungsplan vor Ort kennt.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker nicht erst beim Einlass. Plane einen vollständigen Techniktest am Vortag und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks bereit.
- Drucke die endgültige Gästeliste am Tag vor der Veranstaltung aus und bereite Namensschilder vor. Ein eingerichteter Registrierungstisch mit Namensschildhaltern verhindert lange Schlangen beim Einlass.
- Bringe Materialien, Präsentationen, Getränke und Geschirr mindestens 60 Minuten vor Beginn zum Veranstaltungsort. Kontrolliere dann Fluchtwege, Hinweispfeile, Sitzordnung und den Präsentationsraum, bevor die ersten Gäste kommen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Sicherheitsabend organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Sprecher, Genehmigungen, Einladungen und Technik lassen sich dann ohne kurzfristige Änderungen koordinieren.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Sicherheitsabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine Woche vor dem Abend solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die vorläufige Gästeliste prüfen.
- Wie lange vor Beginn muss die Technik getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Bild, Ton, Stromversorgung und alle Präsentationen.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst kontrolliert werden?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Evakuierungswege und Hinweise, stelle danach Tische und Stühle auf und richte anschließend Registrierung und Präsentationsraum ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!