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Seniorenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Seniorenmesse braucht mehr als Tische und Informationsmaterial. Du koordinierst Organisationen, Standbetreiber, Anmeldungen, Raumaufteilung und ein Programm, das für ältere Besucher gut zugänglich ist. Plane die wichtigsten Zusagen mehrere Wochen vorher und prüfe Technik, Beschilderung und Verpflegung spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminentscheidung bis zum Aufbau und zeigt, was bei einer Seniorenmesse häufig zu spät bedacht wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Messeinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränkeversorgung reservieren

  • Zusätzliche Stühle reservieren

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

  • Anmeldelisten ausdrucken

  • Informationsmaterial bündeln

    2 Personen

  • Garderobenständer überprüfen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Messematerialien einsammeln

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abwickeln

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Garderobe leerräumen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Küche und Kaffeepunkt reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • LadekabelAnz. 6

Dekoration

  • Willkommensschild
  • StandschilderAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • WimpelAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 8
  • PflanzenAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 6
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • SpülwannenAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Reinigungswagen
  • HandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6

Registrierung

  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • GarderobennummernAnz. 120
  • InformationsbroschürenAnz. 250
  • PläneAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 150

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 3
  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 12
  • PiktogrammeAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Barrierefreiheit, Sitzmöglichkeiten, Toiletten, Garderobe und die Wege zwischen Eingang, Ständen und Veranstaltungsbereich.
  • Kontaktiere teilnehmende Organisationen frühzeitig und schließe die Standanmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Raumaufteilung, Standschilder und den Lageplan verlässlich erstellen.
  • Öffne die Anmeldung nicht ohne klare Frist und Bestätigung. Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Getränke passend bestellt werden können.
  • Plane Sitzgelegenheiten nicht nur für das Programm ein: Zusätzliche Stühle, Klappstühle und einzelne Hocker werden auch an Informationsständen und in Wartebereichen gebraucht. Rechne pro Stand mit mindestens zwei Sitzplätzen, sofern die Raumgröße es erlaubt.
  • Prüfe am Vortag Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm, Kabeltrommeln und Ladekabel. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass und lege Anmeldelisten, Namensschilder, Beschilderung und Informationsmaterial an einem festen Empfangspunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Seniorenmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Für größere Messen mit vielen Organisationen und Standbetreibern sind 12 Wochen oder mehr sinnvoll.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Seniorenmesse anmelden lassen?
Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine verbindliche Frist. Bestätige die Standbetreiber spätestens 3 bis 4 Wochen vorher, damit die Raumaufteilung gedruckt werden kann.
Wie viele Stühle braucht man für eine Seniorenmesse?
Plane mindestens einen Sitzplatz pro angemeldeter Person im Programmbereich und zusätzlich zwei Stühle pro Stand ein. Halte außerdem etwa 10 Prozent Ersatzstühle bereit, falls Besucher länger warten oder zusätzliche Plätze benötigen.
Wann muss ich Catering und Getränke für die Seniorenmesse bestellen?
Bestelle Catering und Getränke ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Messe, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Prüfe die Lieferung und die Kühlmöglichkeiten am Vortag.

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