Organiser un salon des seniors sans rien oublier

Un salon des seniors demande une coordination précise entre les exposants, les inscriptions, les animations et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers le programme, les partenaires et la communication. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les présences, organiser la salle et préparer les supports d’accueil. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 67 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Élaborer le plan de la salle
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier les informations du salon
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver les boissons
Réserver des chaises supplémentaires
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
Imprimer les listes d'inscription
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
Vérifier le portant à vêtements
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel du salon
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer les inscriptions
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
Annoncer les éléments du programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le point café
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Écran de présentation
Rallonges à enrouleurqté 2
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 24
Porte-nomsqté 30
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Bacs à vaisselleqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Gantsqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Brochures d’informationqté 250
Plansqté 150
Brochures du programmeqté 150

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Tapis antidérapantsqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Pictogrammesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le salon : tu en auras besoin pour contacter les organisations participantes, concevoir les invitations et ouvrir les inscriptions.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le total au traiteur au plus tard 10 jours avant l’événement. Prévois aussi les boissons et vérifie que les tasses, verres et couverts correspondent au nombre attendu.
Établis le plan de salle avant de confirmer les exposants : réserve de la place pour les tables, les chaises, les portants, l’accueil et une circulation suffisamment large pour les personnes à mobilité réduite.
Fais un test technique 3 à 5 jours avant l’ouverture, avec les microphones, haut-parleurs, écran, ordinateurs, tablettes, rallonges et câbles de recharge. Vérifie aussi que chaque prise utilisée est accessible et correctement répartie.
Prépare la signalétique, les badges nominatifs et les listes d’inscription la veille. Remplis les glacières, installe le panneau d’accueil et rassemble les supports d’information avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des seniors ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, construire le programme, contacter les organisations et ouvrir les inscriptions sans devoir tout confirmer dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour un salon des seniors ?: Envoie les invitations environ 6 semaines avant le salon, puis prévois un rappel 10 à 14 jours avant. Garde les inscriptions ouvertes assez longtemps pour recueillir les besoins alimentaires et préparer les listes d’accueil.
Combien de temps avant confirmer les exposants ?: Demande une confirmation définitive 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu pourras alors finaliser le plan de salle, les badges, la signalétique et la quantité de matériel d’information à installer.
Quand commander le catering pour un salon des seniors ?: Passe la commande au moins 10 jours avant le salon, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Contrôle ensuite les quantités de boissons, de vaisselle et d’équipement de service 2 à 3 jours avant.

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