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Seminar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Seminar steht und fällt mit einem klaren Ablauf und rechtzeitig bestätigten Details. Lege zuerst Zielgruppe, Programm, Referenten und Raum fest; danach folgen Anmeldung, Einladungen, Catering und Technik. In der letzten Woche werden Präsentationen geprüft, Namensschilder vorbereitet und Lieferungen bestätigt. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation – von der ersten Planung bis zur Registrierung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Redner und Themen bestätigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Registrierungsliste drucken

  • Willkommensmaterial zusammenstellen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

  • WLAN und Technik kontrollieren

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet und Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

  • Willkommensschilder aufstellen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Seminar eröffnen

  • Redner vorstellen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Tassen abräumen

    2 Personen

  • Nachmittagsprogramm betreuen

    2 Personen

  • Technik bei Präsentationen bedienen

  • Buffet auf Temperatur kontrollieren

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Letzte Fragerunde moderieren

  • Seminar abschließen

  • Abschiedsgetränke servieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Teller und Gläser abräumen

    3 Personen

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten überprüfen und reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Gemietete Geräte zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

  • Teilnehmer verabschieden

  • Präsentationen bereitstellen

  • Rechnungen und Kaution prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • WLAN-Verstärker

Präsentation

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • Präsentationsklicker
  • NotizblöckeAnz. 90
  • KugelschreiberAnz. 100
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • DruckmappenAnz. 90

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • WillkommensschilderAnz. 3
  • ProgrammständerAnz. 3
  • TischschilderAnz. 12

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten, Themen und Zeitfenster mindestens 6 Wochen vor dem Seminar schriftlich. So kannst du das Programm veröffentlichen und Änderungen noch ohne Zeitdruck einarbeiten.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und verschicke eine Anmeldebestätigung, damit du die Cateringmenge verlässlich planen kannst.
  • Sammle Präsentationen 7 Tage vorher ein und prüfe jede Datei auf Format, Ton und eingebettete Videos. Lege zusätzlich einen Präsentationslaptop, HDMI-Adapter und passende Kabel bereit.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch nahe dem Eingang ein. Sortiere Namensschilder und drucke die Registrierungsliste am Vortag, nicht erst am Morgen des Seminars.
  • Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Beginn im aufgebauten Raum. Prüfe auch WLAN, Verlängerungskabel und die Sitzordnung, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Seminar organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Raum, Referenten und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen; Einladungen verschickst du etwa 4 Wochen vorher.
Wann sollte ich die Teilnehmer eines Seminars einladen?
Versende die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Seminar. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering, Namensschilder und Sitzplätze rechtzeitig feststehen.
Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen und teste die endgültigen Dateien am Veranstaltungstag noch einmal auf dem Präsentationslaptop.
Wann sollte die Technik für ein Seminar aufgebaut werden?
Baue die Technik mindestens 90 Minuten vor Beginn auf und starte den vollständigen Funktionstest spätestens 60 Minuten vorher. So bleibt Zeit, Kabel, Adapter, Mikrofone oder Lautsprecher auszutauschen.

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