Seminar organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een seminar vraagt om meer dan een zaal en een paar presentaties. Je regelt tegelijk sprekers, inschrijvingen, catering, techniek en de ontvangst van deelnemers. Begin met doelgroep en programma, leg daarna locatie en leveranciers vast en werk toe naar één definitieve draaiboekversie. Controleer in de laatste week vooral presentaties, dieetwensen, leveringen en de werking van beamer en microfoons. Zo voorkom je dat praktische details op de seminarochtend blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doelgroep en programma vaststellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Catering reserveren
2 personen
Audiovisuele apparatuur reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Registratielijst afdrukken
Welkomstmateriaal samenstellen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Wifi en techniek controleren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden markeren
Welkomstborden plaatsen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Seminar openen
Sprekers introduceren
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
Middagprogramma begeleiden
2 personen
Techniek tijdens presentaties bedienen
Buffet op temperatuur controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste vragenronde begeleiden
Seminar afsluiten
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Borden en glazen afruimen
3 personen
Etensresten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Deelnemers bedanken
Presentaties beschikbaar stellen
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Wifiversterker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Presentatieklikker
Notitieblokkenaantal 90
Balpennenaantal 100
Naamkaarthoudersaantal 90
Printmappenaantal 90

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Programmastandaardsaantal 3
Tafelbordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk 1 uur vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Controleer de presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-adapters, microfoons en geluidsboxen samen in de zaal.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het seminar af, zodat je dieetwensen, naamkaartjes, catering en de registratielijst nog kunt verwerken. Print de lijst niet eerder dan de laatste werkdag.
Verzamel presentaties uiterlijk 48 uur vooraf en open elk bestand op de presentatielaptop. Controleer lettertypen, video’s, diaformaat en eventuele links; een bestand dat alleen op de laptop van de spreker werkt, levert vertraging op.
Zet de registratie klaar voordat de zaal wordt ingericht: plaats de registratietafel, sorteer naamkaartjes en leg welkomstmateriaal, printmappen, notitieblokken en balpennen per deelnemer klaar.
Maak een zaalindeling met een duidelijke route naar registratie, zitplaatsen en catering. Zet tafels en stoelen op tijd neer en controleer of spreektafel, flip-over en presentatiescherm elkaar niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seminar organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doelgroep, programma, sprekers en locatie. Plan catering, audiovisuele apparatuur en uitnodigingen zodra datum en zaal vaststaan; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet ik de seminaruitnodigingen versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vóór het seminar. Stuur 7 dagen vooraf een praktische bevestiging met programma, routebeschrijving, aanvangstijd en eventuele informatie over dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een seminarzaal op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratie, presentatieapparatuur en geluid. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor een volledige technische test en een korte controle van de presentaties.
Wanneer moet ik presentaties en catering definitief bevestigen?: Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vóór de start op en controleer ze dezelfde dag op de presentatielaptop. Bevestig het aantal deelnemers en dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vooraf bij de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.