Checkliste für eine gut vorbereitete Schuldnerberatung
Bei einer Schuldnerberatung müssen Raum, Anmeldung und vertrauliche Gespräche ineinandergreifen. Plane den Raum so, dass Besucher sich registrieren können und trotzdem geschützte Gesprächsbereiche vorfinden. Prüfe Informationsmaterial und Gesprächsformulare frühzeitig, teste Technik und WLAN vor Beginn und teile die Helfer klar ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, den Aufbau und den Empfang am Veranstaltungstag – einschließlich der Punkte, die häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Raum reservieren
Helfer festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Informationen online stellen
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Informationsmaterial prüfen
2 Personen
Gesprächsformulare vorbereiten
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Schlüssel abholen
Raum öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Gesprächsbereiche abschirmen
2 Personen
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
Informationstische einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Formulare bereitlegen
2 Personen
Datenschutzanweisungen durchgehen
4 Personen
Event
Empfangstresen besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Hilfebedarf erfassen
3 Personen
Einzelgespräche führen
6 Personen
Weiterleitungen erfassen
3 Personen
Informationen geben
2 Personen
Getränke nachfüllen
Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
Anmeldungen schließen
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Vertrauliche Unterlagen sammeln
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Raum aufräumen
4 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Schlüssel zurückgeben
Materialien zurückgeben
2 Personen
Anmeldedaten sicher archivieren
2 Personen
Übrig gebliebene Formulare vernichten
2 Personen
Folgetermine erfassen
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 32
- SichtschutzwändeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- WLAN-Router
- MobiltelefoneAnz. 4
- USB-SticksAnz. 6
Büro
- KlemmbrettmappenAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 20
- TackerAnz. 3
- LocherAnz. 3
- Papierschneider
- DokumentenmappenAnz. 50
- UmschlägeAnz. 100
- GesprächsformulareAnz. 300
- InformationsbroschürenAnz. 300
- NamensaufkleberAnz. 100
- TischnamensschilderAnz. 12
Beschilderung
- Roll-Up-BannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- HintergrundtafelnAnz. 4
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- Einkäufe
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 4
Reinigung
- PapierhandtuchrollenAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 3
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- Aktenvernichter
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 2
- Schlüsseltresor
Tipps
- Reserviere den Raum möglichst mehrere Wochen vorher und plane genug Zeit für Aufbau und Abbau ein. Für Tische, Stühle und Sichtschutzwände brauchst du am Veranstaltungstag mindestens 60 bis 90 Minuten Vorlauf.
- Schicke Einladungen, stelle die Informationen online und verteile Poster spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Teile dabei eine klare Wegbeschreibung und eine Kontaktmöglichkeit für Anmeldungen mit.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Lege Gesprächsformulare, Informationsbroschüren und Dokumentenmappen getrennt nach Verwendungszweck bereit.
- Teste Laptops, Drucker, Verlängerungskabel und WLAN-Router am Vortag. Drucke wichtige Formulare zusätzlich aus, damit die Registrierung auch bei einem technischen Ausfall weiterläuft.
- Richte Empfangstresen und Informationstische vor dem Eintreffen der ersten Besucher ein. Gehe die Datenschutzanweisungen mit allen Helfern durch und besetze den Empfang während der gesamten Beratungszeit mit mindestens einer Person.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Schuldnerberatung organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin mit der Raumreservierung und der Helferplanung. Einladungen und Online-Informationen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher veröffentlicht werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Schuldnerberatung?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Sichtschutzwände, Empfang und Informationstische ein. Technik und Drucker solltest du zusätzlich am Vortag testen.
- Welche Unterlagen braucht man für eine Schuldnerberatung?
- Bereite Gesprächsformulare, Informationsbroschüren, Notizblöcke, Kugelschreiber und Dokumentenmappen vor. Lege die Unterlagen spätestens am Vortag bereit und halte Ersatzformulare für den gesamten Beratungstermin zurück.
- Wie schützt man die Privatsphäre bei einer Schuldnerberatung?
- Trenne Gesprächsbereiche mit Sichtschutzwänden und platziere den Empfang so, dass Anmeldungen nicht von anderen Besuchern mitgehört werden. Besprich die Datenschutzanweisungen vor Beginn mit allen Helfern und halte sie während der gesamten Veranstaltung ein.
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