Eine Schallplattenbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Schallplattenbörse entscheidet die Vorbereitung der Verkäuferplätze über den Ablauf am Veranstaltungstag. Bestätige zuerst Ort und Datum, reserviere Tische und lege die Messebedingungen fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Zahlungen und ein genauer Verkäuferplan. Kurz vor der Börse werden Strom, Kasse, Beschilderung und der Aufbau nach Zonen geprüft. So vermeidest du leere Plätze, fehlende Wechselgeldkasse und unnötige Wartezeiten beim Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Veranstaltungsort und Tische reservieren
3
Messebedingungen festlegen
2 Personen
4
Verkäufer einladen
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Verkäuferzahlungen erfassen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
9
Verkäuferbestätigungen versenden
10
Besucherinformationen veröffentlichen
11
Besucherplan erstellen
12
Freiwillige für Schichten einplanen
13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Kleingeld für den Wechsel vorbereiten
16
EC-Karten-Terminal testen
17
Beschilderung drucken
18
Verkäuferlisten drucken
19
Materialien pro Zone sammeln
2 Personen
20
Kisten und Kartons beschriften
2 Personen
21
Transport zur Location laden
3 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Verkäuferplätze markieren
2 Personen
25
Tischdecken und Schalen aufstellen
3 Personen
26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
27
Cateringbereich einrichten
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen

Event

31
Verkäufer empfangen
3 Personen
32
Verkäufer zu den Plätzen begleiten
2 Personen
33
Einlass und Besucherregistrierung besetzen
2 Personen
34
Cateringstand betreuen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
36
Getränke nachfüllen
37
Mülleimer leeren
38
Toiletten zwischendurch kontrollieren
39
Verkäuferanfragen bearbeiten
40
Abschlusssignal an die Verkäufer geben
41
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

42
Bargeld und EC-Umsatz zählen
2 Personen
43
Verkäufermaterialien sammeln
3 Personen
44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
45
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
46
Location reinigen
3 Personen
47
Materialien zurückbringen
2 Personen
48
Fundgegenstände registrieren
49
Verkäuferzahlungen abschließen
50
Dankesnachricht an die Verkäufer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 28
StühleAnz. 24
TischdeckenAnz. 28
KleiderständerAnz. 4
KlapphockerAnz. 4

Ausstattung

Kartenterminal
Kasse
Beschallungsanlage
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

Wegweiser-SchilderAnz. 12
WegweiserAnz. 16
TischnummernAnz. 28
NamensschilderAnz. 40
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

ServiertablettsAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KühlmattenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Büro

RegistrierungsformulareAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
NotizblöckeAnz. 6
PreisschilderAnz. 200
Kassenschale
WechselgeldkassenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Tipps

Lege die Messebedingungen fest, bevor du Verkäufer einlädst. Kläre dabei Anmeldefrist, Standgröße, Zahlungsweise und die genaue Deadline für Verkäuferzahlungen.
Plane die Verkäuferaufstellung erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Markiere jeden Platz mit einer Tischnummer und verschicke die Bestätigungen spätestens einige Tage vor der Börse.
Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel bei einem Rundgang durch die Location. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kartenterminal sollten an den vorgesehenen Anschlüssen getestet werden, nicht erst beim Aufbau.
Bereite Kasse und Wechselgeld am Vortag vor und teste das Kartenterminal. Eine gedruckte Verkäuferliste und Besucherinformationen helfen außerdem, wenn am Eingang Fragen entstehen oder die Technik ausfällt.
Packe die Materialien nach Zonen und beschrifte Kisten und Kartons. Lade Beschilderung, Klebeband, Kabelbinder, Tischdecken und Beleuchtung gemeinsam mit dem übrigen Aufbau-Material, damit beim Öffnen der Location nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Tischreservierung. Verkäufer sollten mehrere Wochen Zeit für Anmeldung und Zahlung haben; Besucherinformationen können nach der bestätigten Planung veröffentlicht werden.
Wie plant man die Verkäuferplätze bei einer Schallplattenbörse?: Erstelle die Aufstellung nach Ende der Anmeldefrist und berücksichtige dabei Tischanzahl, Strombedarf und Laufwege. Plane zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve für Änderungen, verspätete Absagen oder organisatorische Puffer ein.
Was muss am Veranstaltungstag vor dem Einlass fertig sein?: Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vorher für Aufbau und Kontrolle. Tische, Stühle, Tischdecken, Platzmarkierungen, Wegweiser, Kasse und Technik sollten vor dem Einlass vollständig geprüft sein.
Wie viel Wechselgeld braucht eine Schallplattenbörse?: Lege das Wechselgeld nicht erst am Morgen zusammen, sondern bereite es am Vortag vor. Eine praktische Startreserve sind etwa 100 bis 200 Euro in kleinen Scheinen und Münzen, abhängig von Eintrittspreis und erwarteter Besucherzahl.

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