Zo organiseer je een platenbeurs zonder opbouwstress

Begin met de locatie, datum en het aantal verkooptafels. Leg daarna de beursvoorwaarden vast voordat je verkopers uitnodigt, zodat iedereen dezelfde informatie krijgt over aanmelden, betalen en opbouwen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de indeling en plan je vrijwilligers per shift. De laatste dagen draaien vooral om controleren: stroom, pinapparaat, wisselgeld, bewegwijzering en gelabelde dozen. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: eerst laden en tafels plaatsen, daarna verkopers ontvangen en bezoekers sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Locatie en tafels reserveren
3
Beursvoorwaarden vastleggen
2 personen
4
Verkopers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Verkopersbetalingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Verkopersindeling maken
2 personen
9
Verkopersbevestigingen versturen
10
Bezoekersinformatie publiceren
11
Plattegrond voor bezoekers maken
12
Vrijwilligers voor shifts inplannen
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Contant wisselgeld voorbereiden
16
Pinapparaat testen
17
Bewegwijzering printen
18
Verkoperslijsten printen
19
Materialen per zone verzamelen
2 personen
20
Dozen en kratten labelen
2 personen
21
Transport naar locatie laden
3 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Verkopersplaatsen markeren
2 personen
25
Tafelkleden en bakken plaatsen
3 personen
26
Registratiedesk inrichten
2 personen
27
Cateringpunt inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Verlichting en kabels controleren
2 personen

Event

31
Verkopers ontvangen
3 personen
32
Verkopers naar plaatsen begeleiden
2 personen
33
Entree en bezoekersregistratie bemannen
2 personen
34
Cateringpunt bemannen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
36
Dranken bijvullen
37
Afvalbakken legen
38
Toiletten tussentijds controleren
39
Verkopersvragen afhandelen
40
Eindsignaal voor verkopers geven
41
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

42
Contant geld en pinopbrengst tellen
2 personen
43
Verkopersmaterialen verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen registreren
49
Verkopersbetalingen afronden
50
Bedankbericht aan verkopers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 28
Kledingrekkenaantal 4
Klapkrukkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparaat
Kassa
Geluidsinstallatie
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 16
Tafelnummersaantal 28
Naamkaartjesaantal 40
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 6
Prijskaartjesaantal 200
Kassalade
Wisselgeldbakjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Brandblusdekensaantal 2

Tips

Leg de verkopersvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin de aanmeldtermijn, betaling, beschikbare tafelruimte, opbouwtijd en wat een verkoper zelf moet meenemen.
Maak de verkopersindeling uiterlijk een week vooraf en stuur daarna een bevestiging met tafelnummer, aankomsttijd en route. Zo voorkom je dat meerdere verkopers bij dezelfde ingang of stroomvoorziening blijven wachten.
Controleer stroompunten en test het pinapparaat minstens één dag vooraf. Neem naast de kassa ook stekkerdozen en verlengkabels mee; een tafelindeling kan ter plekke anders uitpakken dan op papier.
Bereid contant wisselgeld en bezoekersinformatie niet pas tijdens de opbouw. Print verkoperslijsten, tafelnummers en pijlbordjes vooraf en verpak materialen per zone in gelabelde dozen of kratten.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Reserveer tijd voor tafels en stoelen, het markeren van verkopersplaatsen, tafelkleden, bakken en een laatste ronde langs pin, koffie en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een platenbeurs te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine platenbeurs. Die termijn geeft je ruimte om de locatie en tafels te reserveren, verkopers uit te nodigen, betalingen te verwerken en bezoekersinformatie te publiceren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een platenbeurs?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal tafels en zones. Begin met laden en tafels plaatsen; daarna volgen de markeringen, tafelkleden, bakken, verlichting en bewegwijzering.
Wanneer moet je verkopers bevestigen voor een platenbeurs?: Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Zet daarin het tafelnummer, de aankomst- en opbouwtijd, de voorwaarden en informatie over parkeren of laden en lossen.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig voor een platenbeurs?: Maak het wisselgeld minimaal één dag vooraf klaar en verdeel het over de kassa of verkoopbalie. De exacte hoeveelheid hangt af van het aantal transacties, maar zorg voor munten en biljetten van meerdere lage waarden in plaats van alleen grote biljetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.